รีวิว Nanosoft MiniAcc โปรแกรมบัญชีรับจ่าย ใช้งานง่าย รองรับธุรกิจกว้างขวาง

สำหรับใครที่กำลังหาโปรแกรมทำบัญชี สำหรับธุรกิจ ฟรีแลนซ์หรือใช้งานส่วนตัวอยู่ วันนี้เรามีโปรแกรมหนึ่งหยิบมารีวิวแนะนำให้ดูกัน โดยโปรแกรมนี้มีชื่อว่า Nanosoft MiniAcc โปรแกรมทำบัญชี ที่มีการใช้งานค่อนข้างเรียบง่ายจากทางค่าย Nanosoft ที่เป็นบริษัทพัฒนาโปรแกรมสำเร็จรูป สำหรับใช้งานในธุรกิจต่างๆ

โดยสำหรับโปรแกรม MiniAcc เป็นโปรแกรมบัญชี ที่มีการใช้งานไม่ซับซ้อน มีเครื่องมือพื้นฐานสำหรับการทำบัญชีที่ค่อนข้างครบถ้วน มือใหม่ที่ไม่มีความรู้ด้านบัญชีก็สามารถใช้งานได้ แต่เปิดมาครั้งแรก อาจต้องทำความเข้าใจกับเมนูต่างๆ เล็กน้อย ซึ่งพอเข้าใจก็ไม่ได้ยากเลย โดยเราจะมาดูวิธีการใช้งานพร้อมๆ กันครับ

ก่อนอื่น ใครที่สนใจจะเปิดควบคู่ไปด้วย ก็โหลดโปรแกรม Nanosoft Miniacc ไปติดตั้งกันก่อนได้เลย การติดตั้งก็ง่ายๆ ไม่ซับซ้อนครับ

ดาวน์โหลด Nanosoft MiniAcc

เตรียมพร้อมสร้าง 'ฐานข้อมูล' และ 'เข้าสู่ระบบ' ก่อนการใช้งาน

การใช้โปรแกรมประเภทจัดเก็บข้อมูลนั้น เราต้องมีไฟล์ฐานข้อมูล รวมทั้งบัญชีเป็นของตัวเอง เพื่อความปลอดภัยในการจัดเก็บข้อมูล ซึ่งสำหรับโปรแกรมนี้ เมื่อติดตั้งเรียบร้อย ก็จะมีตัวสร้างฐานข้อมูลมาให้ ส่วนบัญชีสำหรับใช้งาน ก็ต้องลงทะเบียนกับทางผู้พัฒนาเสียก่อน เรามาเริ่มที่การสร้างฐานข้อมูลดูครับ

วิธีการสร้างฐานข้อมูล

พอเราลงโปรแกรมเรียบร้อยแล้ว ตัว MiniAcc จะมีเครื่องมืออื่นๆ มาให้ใช้งานด้วย โดยเมื่อเราเปิดไปที่โฟลเดอร์ของโปรแกรมที่เราลง (ทั้งใน Start Menu และ ใน Folder ที่ติดตั้งโปรแกรม) จะมีเมนูที่ชื่อว่า Create Database อยู่ คลิกเปิดเครื่องมือ เพื่อสร้างฐานข้อมูลสำหรับใช้งานได้เลย

ในขั้นตอนนี้ก็ไม่มีอะไรยากครับ ตั้งชื่อฐานข้อมูลของเราและตำแหน่งสำหรับสร้างไฟล์ จากนั้นกด Create เพื่อสร้างได้เลย จากนั้นเปิดโปรแกรมขึ้นมาใช้งานครับ

เมื่อเปิดโปรแกรมขึ้นมา สังเกตว่าตัวหนังสือสีแดงด้านล่างจะเตือนว่า เรายังไม่ได้เชื่อมต่อกับ Database เราก็เลือกเมนู Connect Database ในแถบด้านซ้ายหรือคลิกที่ 'อรรถประโยชน์' ด้านบน เพื่อเลือกเมนูเดียวกันได้ครับ

ในหน้านี้ ให้เราเลือกไฟล์ฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นมา จากนั้นคลิก Connect Data ก็เป็นอันเสร็จสิ้นพิธีของการเชื่อมต่อกับฐานข้อมูลครับ

การเข้าสู่ระบบ

มาดูส่วนของการเข้าสู่ระบบกันบ้าง หลังจากที่เราเชื่อมต่อฐานข้อมูลเรียบร้อย หน้าต่างการเข้าสู่ระบบก็จะโชว์ขึ้นมา ซึ่งหากใครมีบัญชีของโปรแกรม Nanosoft MiniAcc อยู่แล้วก็สามารถกรอกลงไปได้เลย แต่ถ้าหากต้องการทดลองใช้งานก็สามารถใช้ชื่อบัญชีว่า 001 : Admin และรหัสผ่าน 1111 เพื่อเข้าใช้งานได้ทันที

รูปแบบการใช้งานของ Nanosoft MiniAcc

(คลิกที่รูป เพื่อชมหน้าตาของโปรแกรมขนาดใหญ่)

รูปแบบการทำงานของโปรแกรม Nanosoft MiniAcc จะแบ่งออกเป็น 4 หมวดหลักๆ ให้ใช้งาน ได้แก่ ระบบการตั้งรหัส, ระบบการจัดการ, ระบบการรายงาน และอรรถประโยชน์ (ส่วนด้านซ้ายของโปรแกรม เป็นเพียงเมนูลัดของโปรแกรมให้ใช้งานได้ง่ายๆ เท่านั้น) โดยแต่ละหมวด มีหน้าที่ต่างๆ ดังนี้

• ระบบการตั้งรหัส

ในส่วนแรกของโปรแกรม จะเป็นการป้อนฐานข้อมูลหน่วยหลักๆ สำหรับการใช้งาน ไม่ว่าจะเป็น รหัสบัญชีหลัก (รูปที่ 1/4) ทีเปรียบเสมือนแฟ้มเก็บข้อมูล ที่เราจะได้แบ่งประเภทของบัญชีต่างๆ ซึ่งเป็นหน่วยที่ใหญ่ที่สุดของโปรแกรมนี้, รหัสบัญชีย่อย (รูปที่ 2/4) สมุดบัญชีสำหรับบันทึกรายการต่างๆ ที่มีให้เลือกทั้งประเภทบัญชี (รับ, จ่าย, รับ-จ่าย) และชนิดของบัญชี (ปกติ, ยอดยกมา, เงินโอนระหว่างสมุด) รวมทั้ง รหัสสมุดธนาคาร (รูปที่ 3/4) และ รหัสโครงการ (รูปที่ 4/4) ที่เอาไว้กำกับในแต่ละรายการ ว่ามาจากบัญชีเงินส่วนไหน และโปรเจคใด ตามลำดับ

และเมนูสุดท้ายของหมวดนี้ ก็คือ รหัสผู้ใช้งานโปรแกรม ที่เราสามารถเพิ่มสิทธิ์ผู้เข้ามาใช้งานโปรแกรมนี้ได้ โดยการตั้งรหัสผ่านสำหรับเข้ามาแก้ไขข้อมูลในโปรแกรม หรือจะกรอกเป็นข้อมูลพนักงานเอาไว้ เพื่อนำไปกำกับเป็นชื่อผู้รับผิดชอบ ในการลงรายการบัญชีต่างๆ ได้

เมื่อเราเพิ่มสิทธิ์ผู้ใช้งานเรียบร้อยแล้ว ในหน้า Login จะมีรายชื่อผู้ใช้เพิ่มขึ้นมา ให้เราล็อกอินได้

• ระบบการจัดการ

สำหรับเมนูนี้ ไว้สำหรับเพิ่มข้อมูลในรหัสบัญชีย่อยที่สร้างขึ้นมา ซึ่งแบ่งออกเป็น 3 รูปแบบด้วยกัน ได้แก่ ยอดยกมาประจำปี (รูปที่ 1/3) สำหรับเริ่มต้นใส่ยอดเงินคงเหลือจากปีที่แล้ว, ข้อมูลประจำวัน (รูปที่ 2/3) สำหรับใส่รายการเคลื่อนไหวของบัญชีรายวัน และโอนเงินระหว่างสมุด (รูปที่ 3/3) สำหรับโอนเงินระหว่างบัญชีธนาคารต่างๆ หรือก้อนเงินสดจากแหล่งต่างๆ ที่เรากำหนดไว้

ในส่วนของบัญชีย่อย จากที่เราได้เลือกประเภทของบัญชี (รับ/จ่าย/รับ-จ่าย) ในตอนแรก จะมีผลกับตอนนี้ โดยในส่วนของบันทึกยอดประจำปี หรือ ข้อมูลประจำวัน หากเราเลือก เป็นบัญชีประเภทรับอย่างเดียว เราจะไม่สามารถใส่ข้อมูลในช่อง จำนวนเงินจ่ายได้ แต่ถ้าเป็นบัญชีประเภทจ่าย ก็จะกลับกัน ส่วนประเภทรับ-จ่าย จะสามารถใส่ข้อมูลได้ทั้ง 2 ช่องทาง เป็นฟังก์ชั่นเล็กๆ ที่ดี ช่วยให้เราไม่ผิดพลาด จนตัวเลขบัญชีคลาดเคลื่อน

อีกหนึ่งฟีเจอร์เล็กๆ ที่ดีต่อใจ ก็คือระบบวันที่ ที่โปรแกรมจะรันตามวันที่ปัจจุบันให้อัตโนมัติ เพิ่มความแม่นยำในการใส่ข้อมูล แต่เราก็สามารถเข้าไปปรับเปลี่ยนวันที่ในภายหลังได้เช่นกัน

• ระบบการรายงาน

ส่วนระบบการรายงานผล จะเป็นหน้าเมนูไว้สำหรับสรุปผลบัญชี ที่เราสามารถเลือกรูปแบบที่ต้องการ รวมทั้งช่วงเวลาได้ โดยหมวดนี้ จะแบ่งออกเป็น 3 รูปแบบ ได้แก่ รายงานรายละเอียดข้อมูล (รูปที่ 1/5), รายงานสรุปข้อมูล (รูปที่ 2/5), และรายงานเชิงวิเคราะห์ (รูปที่ 3/5) โดยในรูปแบบรายละเอียดข้อมูลและสรุปข้อมูล จะสรุปออกมาเป็นรายการเอกสาร (รูปที่ 4/5) ส่วนรายงานเชิงวิเคราะห์ จะเป็นรูปแบบกราฟเปรียบเทียบ (รูปที่ 5/5)

โดยทั้ง 3 หมวดก่อนหน้านี้ หากเราไม่พอใจกับหน้า Layout ของเอกสาร หรือต้องการ ใส่โลโก้เพิ่มเติม หรือปรับฟอร์มให้เป็นไปตามรูปแบบของสำนักงานบริษัทเรา ก็สามารถเปลี่ยนแปลงได้ ผ่านเมนูที่ชื่อว่า ออกแบบ (F6) ซึ่งมีให้ใช้งานอยู่ในทุกเมนูก่อนหน้านี้

• อรรถประโยชน์

หมวดสุดท้ายของโปรแกรม ไว้สำหรับตั้งค่าอื่นๆ ภายในโปรแกรมนอกเหนือจากการเดินบัญชีรับ-จ่าย ซึ่งประกอบไปด้วย Connect Database (รูปที่ 1/7), Program Login (รูปที่ 2/7) ซึ่ง 2 เมนูแรก เราน่าจะรู้จักกันดี จากส่วนแรกของบทความแล้ว, กำหนดสิทธิ์ (รูปที่ 3/7) ที่เป็นเมนูสำหรับกำหนดว่า บัญชีผู้ใช้ที่เราสร้างขึ้น สามารถเข้าไปใช้งานโปรแกรมในส่วนไหนได้ และทำอะไรได้บ้าง (รูปที่ 4/7) ไม่ว่าจะเป็นการดูรายการ เพิ่มรายการ แก้ไข ลบ สั่งพิมพ์ หรือออกแบบ, ค่าเริ่มต้นระบบ (รูปที่ 5/7) สำหรับใส่รายละเอียดต่างๆ เกี่ยวกับธุรกิจของเรา รวมทั้งค่าต่างๆ ของโปรแกรม ไม่ว่าจะเป็นวิธีการทำงานต่างๆ ของระบบ หรือธีมสีหน้าตาโปรแกรม, ตั้งค่าเลขที่เอกสาร (รูปที่ 6/7) สำหรับตั้งค่ารหัสตัวย่อเอกสาร ที่จะใช้คำสั่งรันอัตโนมัติ และ Program Log (รูปที่ 7/7) ที่จะเป็นการเก็บข้อมูลประวัติการทำรายการต่างๆ ในโปรแกรม

สรุปความเห็นในการใช้งาน Nanosoft MiniAcc

จากที่ได้ทดลองใช้งานโปรแกรม MiniAcc จากทาง Nanosoft มา พบว่าในช่วงแรกๆ ที่เปิดโปรแกรม อาจจะสับสนกับการใช้งานเล็กน้อย ซึ่งก็เป็นปกติสำหรับโปรแกรมบัญชี ที่มีหน้าตาของโปรแกรมซับซ้อนไปหมด แต่กับ MiniAcc ตัวนี้ ถือว่าไม่ค่อยซับซ้อนนะ เมื่อเทียบกับโปรแกรมบัญชีอื่นๆ ในท้องตลาด อีกทั้งหน้าตา UI ที่ดูค่อนข้างเป็นมิตรกับการใช้งานด้วย แต่ก็ติดเรื่องดีไซน์อยู่หน่อยๆ ที่หน้าตาโบราณไปนิด ออกแนวธีม Windows XP และหน้าต่างของโปรแกรมปรับได้ 2 ขนาด คือเต็มหน้าจอ และย่อเป็นหน้าต่างเล็ก ที่ขนาดถูกล็อกตายตัว ไม่สามารถปรับขนาดได้

ส่วนด้านฟังก์ชั่นก็ชอบหลายๆ จุด ไม่ว่าจะเป็นการแบ่งฐานข้อมูลที่ชัดเจน และไม่เยอะจนเกินไป การแบ่งประเภทบัญชีแบบรับ-จ่าย วันที่อัพเดทตามปัจจุบัน การสร้างพร้อมกับหนดสิทธิ์รหัสผู้ใช้ ที่ค่อนข้างจะครอบคลุมและตอบโจทย์การทำงานครับ ซึ่งสำหรับใครที่สนใจโปรแกรม Nanosoft MiniAcc ก็สามารถไปดูรายละเอียดเพิ่มเติมกับทางไทยแวร์ชอปได้ทันที