รีวิว Foxit Sign Pro โปรแกรมเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เซ็นชื่อ รวบรวมลายเซ็น ติดตามการเซ็นชื่อ ครบวงจร

Foxit Sign โปรแกรมเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ รวบรวมลายเซ็น
ติดตามการเซ็นชื่อ

Foxit Sign เป็นโซลูชันบนระบบคลาวด์ที่ครบวงจรสำหรับการเตรียมเอกสาร หรือหนังสือสัญญา แล้วกระจายอีเมลออกไปยังผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง เพื่อเก็บรวบรวมลายเซ็น โดยผู้มีอำนาจหรือผู้ที่เกี่ยวข้อง สามารถลงลายเซ็นได้ในทุกที่ ทุกเวลา ไม่ว่าจะอยู่ในหรือนอกออฟฟิศ ลงลายเซ็นได้ผ่านทั้งทางเครื่อง PC โน้ตบุ๊ก สมาร์ทโฟน แท็บเล็ต

ในส่วนของฝ่ายงานที่ออกเอกสาร สามารถติดตามความคืบหน้าว่ามีใครที่เซ็นเอกสารเรียบร้อยแล้วบ้าง ช่วยเพิ่มความสะดวกรวดเร็วในการเดินงานเอกสาร ไม่ต้องยุ่งยาก เสียเวลา เสียค่าใช้จ่าย ไปกับการเดินเอกสารกระดาษเพื่อขอลายเซ็นอีกต่อไป และเป็นกระบวนการลงลายเซ็นที่ปลอดภัย และได้รับการรับรองตามกฎหมายในหลายประเทศ โดยเอกสารที่ผ่านการลงลายเซ็นบนระบบ Foxit Sign นั้น มีผลบังคับใช้ตามฎหมายเทียบเท่าการลงลายเซ็นบนเอกสารกระดาษ

คลิปวิดีโอรีวิว โปรแกรมเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ รวบรวมลายเซ็น
ติดตามการเซ็นชื่อ Foxit Sign Pro

ราคาแพ็กเกจของ โปรแกรม Foxit Sign

ราคาแพ็กเกจของ Foxit Sign ก็มีให้เลือกใช้งานกันถึง 4 รูปแบบ ตามความต้องการของผู้ใช้ ดังนี้

การลงทะเบียนลองใช้งาน Foxit Sign Pro ฟรี 14 วัน

ด้วยข้อดีของโปรแกรม Foxit Sign Pro ที่เป็นการใช้งานบนระบบอินเทอร์เน็ตคลาวด์ ในลักษณะเดียวกับการทำงานเอกสารบน Google Drive ทำให้ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมลงในเครื่อง และทำงานกับเอกสารที่ต้องขอลายเซ็นผ่านเครื่อง PC (Windows) หรือเครื่อง Mac / MacBook ได้ตามต้องการ

โดยการใช้งานให้เข้าไปที่ หน้า eSign PDF ของเว็บไซต์ Foxit.com ก็จะไปยังหน้าเว็บตามภาพด้านล่าง ...

ขั้นตอนที่ 1 : การที่เราจะทดลองใช้บริการของ Foxit Sign แบบฟรีนั้น เราจะต้องลงทะเบียนสร้างบัญชีผู้ใช้งานบนระบบของ Foxit เสียก่อน โดยเมื่อเมื่อเข้าหน้าเว็บของ Foxit Sign เรียบร้อยแล้ว ให้คลิกที่ "ปุ่ม FREE TRIAL" ตามภาพด้านบน

ขั้นตอนที่ 2 : คลิกที่ "ปุ่ม Free Trial" ของบริการ Foxit Sign

ขั้นตอนที่ 3 : ก็จะมีหน้าต่างให้กรอกรายละเอียดสำหรับการลงทะเบียนขึ้นมา ตรงส่วนบนของหน้าต่างจะมีเมนู Drop-down ให้เลือกว่าจะทดลองใช้งานโปรแกรมเวอร์ชัน Foxit Sign หรือ Foxit Sign Pro แนะนำว่าให้เลือกเวอร์ชัน Foxit Sign Pro จะได้ใช้งานฟีเจอร์ที่สูงกว่า

จากนั้นให้เรากรอก อีเมล ชื่อ นามสกุล ชื่อบริษัท และเบอร์โทรศัพท์ให้ครบถ้วน จากนั้นคลิกที่ "ปุ่ม Free Trial" (ขออนุญาตคาดแถบดำปิดบังข้อมูลบางอย่าง เพื่อความเป็นส่วนตัว)

ขั้นตอนที่ 4 : หน้าเว็บของ Foxit Sign ก็จะพาเรามายังหน้าจอนี้ ให้ไปเปิดดูกล่อง (Inbox) ของอีเมลที่เราใช้ในการลงทะเบียนเพื่อเป็นการยืนยันอีเมล

ขั้นตอนที่ 5 : ใน Inbox ของเราจะมีอีเมลจาก Foxit ส่งมา เปิดอ่านได้เลย

ขั้นตอนที่ 6 : คลิกที่ลิงก์ในอีเมล

ขั้นตอนที่ 7 : จะลิงก์กลับมาที่หน้าเว็บของ Foxit ให้เรากรอก อีเมล ชื่อ นามสกุล ชื่อบริษัท เบอร์โทรศัพท์ ใส่รหัสผ่าน และยืนยันรหัสผ่านของเรา และอย่าลืมใส่ตัวอักษรที่อ่านได้จากภาพ (Image Verification) จากนั้นคลิกที่ "ปุ่ม Create my Account"

ขั้นตอนที่ 8 : คลิกที่ "ปุ่ม CLOSE" ได้เลย

ขั้นตอนที่ 9 : เมื่อจะเข้าใช้งานระบบ Foxit Sign ให้เราทำตามขั้นตอนที่ 1-2 อีกครั้ง จนมาถึงหน้าจอตามภาพด้านบนนี้ ให้คลิกที่ตรง "เมนู Try with Foxit Account"

ขั้นตอนที่ 10 : หน้าต่างสำหรับการสร้างบัญชีผู้ใช้งาน Foxit Sign จะเปิดขึ้นมา ให้เรากรอก อีเมล และรหัสผ่าน จากนั้นคลิกที่ "ปุ่ม Sign In"

ขั้นตอนที่ 11 : ระบบ Foxit Sign ก็จะพาเรามายังหน้าจอตามภาพด้านบนนี้ ซึ่งเป็นหน้าเว็บหลักของบริการ Foxit Sign (หน้า Home) พร้อมแล้วสำหรับจัดเตรียมเอกสาร ส่งเอกสารไปเพื่อขอลายเซ็น และการรวบรวมลายเซ็นจากผู้ที่เกี่ยวข้อง

การตั้งค่า และ ปรับแต่ง โปรแกรม Foxit Sign ให้เหมาะสำหรับการใช้งาน

ก่อนที่จะเริ่มใช้งาน Foxit Sign เรามาปรับแต่งโปรแกรมให้ทำงานได้อย่างที่เราต้องการกันก่อน โดยที่ในหน้าหลักของ Foxit Sign ให้คลิกที่ "เมนู Settings" ตามภาพด้านบน

ก็จะเข้ามาสู่ส่วนของการ Settings โดยในหน้าจอแรกจะอยู่ในแถบ "เมนู Company" (อยู่ทางด้านซ้ายหน้าจอ) โดยในส่วนของ Company นี้ก็เป็นการกรอกรายละเอียดของบริษัทเรานั่นเองครับ ประกอบไปด้วย 3 ช่องกรอกข้อมูลสำคัญดังนี้

1. Account / Organization Name : กรอก ชื่อบริษัท หรือชื่อผู้ที่ดูแลเรื่องการขอลายเซ็น ซึ่งชื่อนี้จะถูกนำไปใช้ในการส่งอีเมลหาผู้ที่เราต้องการขอลายเซ็น
2. Address : กรอกที่อยู่ของบริษัท
3. Time Zone : ซึ่งตรงนี้สำคัญมาก เราต้องเลือกเขตเวลาให้เป็น "Asia/Bangkok" เพื่อที่ระบบของ Foxit Sign จะได้บันทึกไทม์ไลน์ของกิจกรรมต่างๆ ที่เกิดขึ้นในระหว่างการขอลายเซ็น โดยอิงจากเขตเวลของประเทศไทยอย่างถูกต้อง

เมื่อกรอกรายละเอียดทุกอย่างเรียบร้อยแล้ว ก็คลิก "ปุ่ม Save" เพื่อบันทึกข้อมูล

เมื่อกรอกข้อมูลของบริษัทเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกที่แถบ "เมนู Custom Branding" ที่อยู่ทางด้านซ้ายหน้าจอ เพื่อการอัปโหลดภาพโลโก้ของบริษัทเราขึ้นไปยังระบบ Foxit Sign โดยภาพโลโก้จะถูกนำไปแสดงในเว็บไซต์ของระบบ Foxit Sign เพื่อให้ผู้ใช้งานได้รับรู้ว่า นี่เป็นระบบงานเอกสารที่องค์กรธุรกิจของเราใช้งานอยู่ และภาพโลโก้บริษัทยังถูกนำไปแสดงในเอกสารที่ผ่านการลงลายเซ็นเรียบร้อยแล้ว เพื่อรับรองความแท้จริงของเอกสารบริษัท

โดยการอัปโหลดภาพโลโก้บริษัท ให้คลิกที่ "ปุ่ม Choose File" ตามภาพด้านบน ก็จะมีหน้าต่างเปิดออกมาให้เราทำการเลือกไฟล์ภาพโลโก้ (PNG, JPG, JPEG ขนาดไฟล์ไม่เกิน 2 MB.) เมื่อเลือกไฟล์ได้แล้ว ก็คลิกที่ปุ่ม Upload เป็นอันเรียบร้อย

เมื่อเราได้ปรับแต่งการทำงานของ Foxit Sign เรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อมาเราจะมาลองใช้งานกันแบบจริงๆ จังๆ แล้วครับ

การใช้งาน โปรแกรม Foxit Sign

1. อัปโหลดเอกสารที่ต้องการขอลายเซ็น

เริ่มต้นใช้บริการของ Foxit Sign ด้วยการอัปโหลดไฟล์เอกสารที่ต้องการส่งออกไปเพื่อขอลายเซ็น ซึ่งเป็นไฟล์เอกสารที่เราได้จัดเตรียมไว้เรียบร้อยแล้ว รองรับการใช้งานกับเอกสารภาษาไทยได้สมบูรณ์แบบ ให้คลิกที่ "ปุ่ม Upload File" ได้เลย (แนะนำว่าควรจัดเตรียมไฟล์เอกสารในฟอร์แมต PDF)

เอกสารที่เราอัปโหลดขึ้นไปจะแสดงอยู่ในรายการ ให้เราคลิกที่ "ปุ่ม Next" เพื่อไปยังขั้นตอนต่อไปในการ เพิ่มรายชื่อคนที่เราต้องการส่งเอกสารไปขอลายเซ็นทางอีเมล 

2. ใส่รายชื่อคนที่เราต้องการขอลายเซ็น

ก็จะมาถึงขั้นตอนการใส่รายชื่อคนที่เราต้องการขอลายเซ็น โดยในหน้าจอนี้จะมีการแสดงชื่อของเราในฐานะผู้ส่งเอกสาร (Sender) พร้อมกับมีตัวเลือกออปชันการยืนยันตัวตน 2 ชั้น สำหรับผํู้ลงลายเซ็น (Email Two-Factor Authentication) เพื่อให้การยืนยันตัวตนของผู้ลงลายเซ็นมีความรัดกุมขึ้น

และเมื่อต้องการเพิ่มรายชื่อผู้ที่เราต้องการให้ลงลายเซ็นในเอกสาร ก็คลิกที่ "ปุ่ม Add New"

หน้าต่างนี้ก็จะเปิดออก ให้ใส่ ชื่อ (Name) นามสกุล (Surname) อีเมล (Email) และเบอร์โทรศัพท์มือถือ (Mobile Phone) ของผู้ที่เราต้องการขอลายเซ็นให้ถูกต้อง (อย่าลืมเลือกประเทศเป็น Thailand ในส่วนของ Phone ด้วย) จากนั้นคลิกที่ "ปุ่ม Add"

หน้าเว็บจะพาเรากลับมายังหน้าจอนี้ จะเห็นว่าขื่อผู้ที่จะขอลายเซ็นที่เราได้เพิ่ม (Add) เข้าไปในขั้นตอนที่แล้ว มีเพิ่มอยู่ในรายชื่อเรียบร้อยแล้ว และเราสามารถเพิ่มรายชื่อผู้ที่ต้องการขอลายเซ็นได้อีกตามต้องการ ด้วยการคลิก "ปุ่ม Add New"

โดยรายชื่อที่เราเพิ่มเข้าไปแล้วจะถูกเก็บอยู่ในระบบของ Foxit และถ้ามีเอกสารอื่นที่ต้องขอลายเซ็นอีก ก็สามารถเรียกใช้รายชื่อที่มีเก็บเอาไว้แล้วได้เลย ไม่ต้องเสียเวลาเพิ่มรายชื่อกันอีกรอบ

เมื่อจัดการกับรายชื่อผู้ที่เราจะขอลายเซ็นเรียบร้อยแล้ว ก็คลิกที่ "ปุ่ม Save and Next" เพื่อไปยังขั้นตอนต่อไป ที่เราจะมาจัดเตรียมเอกสารที่จะส่งออกไปทางอีเมลเพื่อขอลายเซ็น

3. จัดเตรียมเอกสาร

ก็จะมาถึงขั้นตอนการจัดเตรียมเอกสาร เพิ่มช่องสำหรับการกรอกลายเซ็นลงในหน้าเอกสาร เพื่อให้พร้อมสำหรับการส่งออกไปขอลายเซ็น โดยในหน้าจอการจัดเตรียมเอกสาร (Prepare) จะมีหน้าตาคล้ายกับ โปรแกรมประเภททำงานเอกสาร มีการแสดงหน้าเอกสารที่เราอัปโหลดเตรียมไว้

ทำการเพิ่มช่องกรอกลายเซ็น และช่องกรอกข้อมูลอื่นๆ ลงในหน้าเอกสาร ด้วยการลากและวาง (Drag and Dorp) ลากช่องกรอกข้อมูลรูปแบบต่างๆ จากแถบซ้ายของหน้าจอ มาวางไว้ในตำแหน่งต่างๆ บนหน้าเอกสารให้เหมาะสม โดยช่องกรอกข้อมูลที่น่าสนใจก็มี อาทิ

1. Signature Field(ช่องกรอกลายเซ็น) : ช่องสำหรับให้ผู้รับได้ทำการลงลายเซ็น
2. Signer Name Field (ช่องแสดงชื่อผู้ลงลายเซ็น) : ช่องนี้จะมีการลง ชื่อ นามสกุล ของผู้ลงลายเซ็นโดยอัตโนมัติ
3. Date Signed (ช่องแสดง วัน/เดือน/ปี ที่ลงลายเซ็น) : ช่องนี้จะมีการลง วัน/เดือน/ปี ที่ลงลายเซ็นโดยอัตโนมัติ
4. Signer Email (ช่องแสดงอีเมลของผู้ลงลายเซ็น) : ช่องนี้จะมีการลงอีเมลของผู้ลงลายเซ็นโดยอัตโนมัติ
5. Text Box (ช่องเขียนข้อความ) : ช่องให้ผู้ลงลายเซ็นได้เขียนบรรยายความรู้สึก เขียนเรื่องร้องเรียน หรือเขียนบรรยายเหตุผลต่างๆ
6. Checkbox Field (ช่องติ๊กเครื่องหมายถูก) : ช่องติ๊กเครื่องหมายถูกเพื่อให้ผู้ลงลายเซ็น ได้แสดงความยินยอม หรือแสดงการยอมรับความถูกต้องของข้อความในเอกสาร เป็นต้น
7. Radio Button (ช่องตัวเลือกที่เลือกได้เพียงตัวเลือกเดียว) : ช่องตัวเลือกสำหรับการตอบคำถาม หรือแสดงความคิดเห็น ที่บังคับให้ผู้ลงลายเซ็น เลือกได้เพียงตัวเลือกเดียว อย่างเช่น การแสดงระดับความเห็นด้วย หรือไม่เห็นด้วยกับข้อความในเอกสาร (ต้องมีจัดกลุ่มของ Radio Button เพื่อให้สามารถเลือกได้เพียงตัวเลือกเดียวในกลุ่มนั้นๆ)

*ข้อสังเกต : การเพิ่มข้อความภาษาไทยลงในเอกสารด้วย Foxit Sign อาจพบปัญหาสระลอยตามภาพ (ตรงคำว่า "เกี่ยว" และคำว่า "นี้") ดังนั้นควรเตรียมข้อความภาษาไทยในเอกสารให้พร้อม ก่อนที่จะนำไฟล์เอกสารเข้ากระบวนการของ Foxit Sign

และสำหรับเอกสารฉบับใดที่ต้องมีคนลงลายเซ็นร่วมกันมากกว่า 1 คน ก็สามารถลากช่อง กรอกลายเซ็น (Signature Field) มากกว่า 1 ช่อง มาวางลงในเอกสารได้ตามต้องการ (ตามตัวอย่างดังภาพด้านบน) โดยต้องมีการกำหนดรายชื่อผู้ที่จะลงลายเซ็นแต่ละช่องให้ถูกต้องด้วย

เมื่อจัดเตรียมช่องกรอกลายเซ็น และช่องกรอกข้อมูลต่างๆ ลงในเอกสารเรียบร้อยแล้ว ก็คลิกที่ปุ่ม Send ที่ตรงมุมขวาบนของหน้าจอ เพื่อไปยังขั้นตอนต่อไป

 4. ส่งเอกสาร

ในหน้าจอการส่งอีเมลเอกสารไปหาคนที่เราต้องการให้ลงลายเซ็น ก็จะมีการแสดงรายชื่อผู้รับ มีการแสดงหัวเรื่องอีเมล (Subject) โดยที่ Fox Sign จะมีเตรียมข้อความหัวอีเมลเอาไว้ให้เราแล้ว แต่เราก็สามารถปรับแต่งข้อความได้ตามต้องการ ใช้ข้อความเป็นภาษาไทยได้

ในส่วนของเนื้อหาในอีเมลนั้น Fox Sign ก็จะมีเตรียมข้อความเอาไว้ให้เราเช่นเดียวกัน แต่เราก็สามารถปรับแต่งข้อความ และใช้ข้อความเป็นภาษาไทยได้ตามต้องการ โดยที่มุมมองในการปรับแต่งเนื้อหาอีเมลนั้นเลือกได้ 2 แบบคือ

1. Normal View : สำหรับการเขียนเนื้อหาอีเมลแบบข้อความเรียบๆ
2. Editor View : สำหรับใส่ลูกเล่นให้กับข้อความ ทำตัวหนา ตัวเอียง ขีดเส้นใต้ เลือกสีตัวอักษรให้เด่น

เมื่อจัดเตรียมหัวเรื่อง และเนื้อหาของอีเมลเรียบร้อยแล้ว ก็คลิกที่ "ปุ่ม Send" ที่ตรงมุมขวาล่างของหน้าจอ อีเมลจะถูกส่งไปยังผู้รับที่เราต้องการให้ลงลายเซ็นในทันที

5. ผู้รับเซ็นกลับ

ในทางฝั่งของผู้ที่เราจะขอลายเซ็น เขาจะได้รับอีเมลจากระบบ Foxit Sign ก็สามารถคลิกเปิดอ่านอีเมลเพื่อเริ่มต้นขั้นตอนการลงลายเซ็นและกรอกข้อมูลในเอกสารได้เลย (ขั้นตอนนี้ ผู้ลงลายเซ็นสามารถทำผ่านได้ทั้งเครื่อง PC โน้ตบุ๊ก สมาร์ทโฟน แท็บเล็ต ได้ตามความสะดวก และเหมาะสม)

ในเนื้อหาอีเมลจะมี "ปุ่ม View Document" ให้คลิกเพื่อเริ่มต้นการเซ็นเอกสาร

ก็จะมีการลิงก์มายังหน้าเอกสารที่อยู่บนระบบของ Foxit Sign โดยก่อนที่เราจะลงลายเซ็น จะมีการแสดง "หน้าต่าง Instructions" เล็กๆ แนะนำขั้นตอนในการลงลายเซ็นและกรอกข้อมูลในเอกสาร โดยเป็นการแนะนำในภาษาอังกฤษ ให้คลิกที่ "ปุ่ม Accept"

หน้าจอของระบบ Foxit Sign จะแสดงเนื้อหาในเอกสาร พร้อมกับมีช่องให้กรอกข้อมูลต่างๆ (ตามที่ทางผู้ส่งเอกสารมาขอลายเซ็นได้จัดเตรียมไว้ให้) และมีช่องให้ใส่ลายเซ็น (ตามภาพด้านบน) ผู้ลงลายเซ็นต้องทำการเขียนแสดงความคิดเห็น เลือก "ตัวเลือก Radio Button" และเลือก "ตัวเลือก Checkbox" ที่อยู่บนเอกสารให้ครบถ้วน

โดยข้อมูลในส่วนของ ชื่อ นามสกุล วัน/เดือน/ปี และอีเมลของผู้ที่ลงลายเซ็น ระบบ Foxit Sign จะกรอกให้โดยอัตโนมัติ ในขั้นตอนสุดท้ายให้คลิกที่ช่องลงลายเซ็น

การลงลายเซ็นด้วยเมาส์บนเครื่อง PC


ลงลายเซ็นด้วยการลากนิ้วบนหน้าจอสมาร์ทโฟน

หน้าต่างสำหรับการลงลายเซ็นก็จะเปิดออก โดยสามารถเลือกลงลายเซ็นได้ทั้งแบบ ตัวอักษรแบบตัวพิมพ์ (Type) หรือจะเลือกใช้ลายเซ็นแบบไฟล์ภาพ (Image) หรือจะเลือกใช้ลายเซ็นแบบ เขียนด้วยลายมือ (Draw) ตามภาพด้านบน

ซึ่งการเขียนลายเซ็นด้วยลายมือนั้น สามารถเขียนได้ด้วยเครื่องมือที่หลากหลาย อาทิ เขียนด้วยการลากเมาส์ เขียนด้วยการลากนิ้วบน Touchpad หรือเขียนด้วยการลากนิ้วบนหน้าจอสัมผัสของอุปกรณ์พกพา อย่างสมาร์ทโฟน แท็บเล็ต หรือจะลงลายเซ็นได้ด้วยอุปกรณ์ เมาส์ปากกา (Pen Tablet) ที่เชื่อมต่อกับเครื่อง PC หรือโน้ตบุ๊กได้ตามต้องการ โดยถ้าเขียนลงลายเซ็นแล้วไม่สวย หรือไม่พอใจ ก็สามารถแตะที่ "ปุ่ม Redraw" เพื่อเขียนลายเซ็นใหม่ได้ตามต้องการ เมื่อลงลายเซ็นเสร็จแล้วคลิกที่ "ปุ่ม Sign"

*หมายเหตุ : ลายเซ็นที่เขียนเรียบร้อยแล้วจะถูกเก็บไว้บนระบบของ Foxit Sign และจะถูกเรียกใช้ซ้ำได้ในการลงลายเซ็นเอกสารฉบับต่อๆ ไป ไม่ต้องเขียนลงลายเซ็นใหม่ทุกรอบ แต่ในกรณีที่ต้องการเขียนลายเซ็นใหม่ทุกครั้งเหมือนการลงลายเซ็นบนเอกสารกระดาษ ให้เอาติ๊กเครื่องหมายถูกที่ "ตัวเลือก Save Signature" ออก

จะเห็นว่าลายเซ็นถูกนำมากรอกในช่องเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกที่ "ปุ่ม Finish" ตรงมุมขวาบนของหน้าจอ

Foxit Sign จะแสดงหน้าต่างให้เรายืนยันการส่งเอกสารพร้อมลายเซ็น กลับไปหาคนที่ส่งเอกสารมาให้เรา คลิกที่ปุ่ม Confirm เอกสารพร้อมลายเซ็นจะถูกส่งกลับไปทันที โดยเราสามารถดาวน์โหลดหน้าเอกสารที่เราลงลายเซ็นเก็บไว้เป็นหลักฐานได้ในฟอร์แมตไฟล์ PDF

*หมายเหตุ : ด้วยมาตรฐานความปลอดภัยของ Foxit Sign เมื่อเรายืนยันการส่งเอกสารไปเรียบร้อยแล้ว จะไม่สามารถย้อนกลับไปแก้ไขข้อมูลที่เรากรอกลงไปในเอกสาร ไม่สามารถย้อนกลับไปแก้ไขลายเซ็นได้อีก

6. ตรวจสอบความคืบหน้า ดาวน์โหลดเอกสารที่เซ็นแล้วมาจัดเก็บ

กลับมาดูทางฝั่งผู้ส่งเอกสารออกไปเพื่อขอลายเซ็น ซึ่งทางฝั่งผู้ส่งเอกสาร สามารถติดตามความคืบหน้าว่าผู้ลงลายเซ็น ได้ตอบรับการขอลายเซ็น ได้ลงลายเซ็นเรียบร้อยแล้วหรือยัง โดยในหน้าหลักของบริการ Foxit Sign (ตามภาพบน) ให้คลิกที่ "ปุ่มใหญ่Completed Documents"

ก็จะมายังหน้าจอที่แสดงรายชื่อเอกสารทั้งหมดที่เราส่งออกไป โดยที่เราสามารถตรวจสอบสถานะล่าสุดของเอกสารได้อย่างรวดเร็วใน "คอลัมน์ Status" ดังตัวอย่างในภาพด้านบน เอกสารขึ้น Status ว่า Executed แสดงว่ามีการลงลายเซ็นและส่งเอกสารกลับมาหาเราเรียบร้อยแล้ว

และสำหรับการตรวจสอบสถานะของเอกสารอย่างละเอียด ให้คลิกที่ชื่อของเอกสารที่ต้องการตรวจสอบ

ก็จะมายังหน้าจอตามภาพด้านบนจะ มีส่วนที่แสดงเนื้อหาบนหน้าเอกสารที่ผ่านการกรอกข้อมูลพร้อมลงลายเซ็นเรียบร้อย และในแถบขวาของหน้าจอจะแสดงไทม์ไลน์ (Timeline) ของเอกสารนี้โดยละเอียดว่า ถูกสร้าง ถูกส่งออก ถูกลงลายเซ็น และส่งกลับมาใน วันไหน เวลาใด และถูกดำเนินการ และลงลายเซ็นโดยใคร มีประโยชน์มากในการตรวจสอบย้อนหลัง

และเราสามารถเลือกจัดเก็บไฟล์เอกสารที่ผ่านการเซ็นเรียบร้อยแล้วเอาไว้บนคลาวด์สตอเรจ Google Drive หรือ Dropbox หรือจะดาวน์โหลดเอกสารมาเก็บไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ในรูปแบบไฟล์เอกสาร PDF โดยการคลิกที่ "ปุ่ม More Action" ที่อยู่ตรงมุมขวาบนของหน้าจอ ทำให้สามารถนำไฟล์ PDF มาจัดเก็บไว้เป็นหลักฐาน หรือนำไปพิมพ์ออกเป็นกระดาษได้ตามต้องการ

โดยไฟล์เอกสาร PDF ที่ดาวน์โหลดมาจากระบบของ Foxit Sign นอกจากจะมีหน้าเอกสารพร้อมลายเซ็นแล้ว ก็ยังมีหน้าเอกสารพิเศษ Signature Certificate ที่มีรายละเอียดสำหรับยืนยันความถูกต้อง และยืนยันตัวตนของผู้ลงลายเซ็นในเอกสาร โดยที่ไฟล์ PDF เป็นแบบป้องกันการแก้ไข เพื่อไม่ให้เกิดการ เปลี่ยนแปลง/ปลอมแปลง ข้อมูล และลายเซ็นที่อยู่ในเอกสาร

เมื่อทางผู้ส่งเอกสาร ได้รับรับเอกสารกลับมาพร้อมลายเซ็นเรียบร้อย ก็เป็นอันว่าการบวนการขอลายเซ็นเสร็จสมบูรณ์ แต่ความน่าสนใจของ Foxit Sign ยังไม่หมดลงเพียงเท่านี้ เพราะมันยังมีระบบสำหรับการสร้างเทมเพลตของเอกสาร ที่ต้องมีการส่งออกไปขอลายเซ็นบุคคลต่างๆ อยู่บ่อยๆ อาทิ เอกสารขอลาป่วย ลากิจ เอกสารขอเบิกค่าใช้จ่าย และเอกสารอื่นๆ อีกมากมายหลายแบบ ทำให้เราไม่ต้องเสียเวลาจัดเตรียมแบบฟอร์มเพื่อขอข้อมูลมูล ไม่ต้องวางช่องขอลายเซ็นลงในเอกสารทุกๆ ครั้งที่เราส่งเอกสารออกไป

การสร้างเทมเพลต สำหรับเอกสาร ที่ต้องส่งออกไปขอลายเซ็นบ่อยๆ

ขั้นตอนการสร้างเทมเพลตสำหรับเอกสารที่ต้องส่งออกไปขอลายเซ็นบ่อยๆ ให้คลิกที่ "แถวเมนู Templates" ในหน้าจอหลักของ Foxit Sign

ก็จะมายังหน้าจอตามภาพด้านบน ให้คลิกที่ปุ่ม "ปุ่ม Create New Template"

หน้าต่างนี้ก็จะเปิดออก คลิกที่ "ปุ่ม Upload File from Computer" เพื่ออัปโหลดไฟล์เอกสารที่เราเตรียมไว้แล้ว (แนะนำว่าควรจัดเตรียมไฟล์เอกสารในฟอร์แมต PDF)

ก็จะมาถึงขั้นตอนการจัดเตรียมเอกสาร เพิ่มช่องสำหรับการกรอกลายเซ็นลงในหน้าเอกสาร เพื่อให้พร้อมสำหรับการส่งออกไปขอลายเซ็น

ทำการเพิ่มช่องกรอกลายเซ็น และช่องกรอกข้อมูลอื่นๆ ลงในหน้าเอกสาร ด้วยการลากและวาง (Drag and Dorp) ลากช่องกรอกข้อมูลรูปแบบต่างๆ จากแถบซ้ายของหน้าจอ มาวางไว้ในตำแหน่งต่างๆ บนหน้าเอกสารให้เหมาะสม โดยช่องกรอกข้อมูลที่น่าสนใจก็มี อาทิ

1. Signature Field (ช่องกรอกลายเซ็น) : ช่องสำหรับให้ผู้รับได้ทำการลงลายเซ็น
2. Signer Name Field (ช่องแสดงชื่อผู้ลงลายเซ็น) : ช่องนี้จะมีการลง ชื่อ นามสกุล ของผู้ลงลายเซ็นโดยอัตโนมัติ
3. Date Signed (ช่องแสดง วัน/เดือน/ปี ที่ลงลายเซ็น) : ช่องนี้จะมีการลง วัน/เดือน/ปี ที่ลงลายเซ็นโดยอัตโนมัติ
4. Signer Email (ช่องแสดงอีเมลของผู้ลงลายเซ็น) : ช่องนี้จะมีการลงอีเมลของผู้ลงลายเซ็นโดยอัตโนมัติ
5. Text Box (ช่องเขียนข้อความ) : ช่องให้ผู้ลงลายเซ็นได้เขียนบรรยายความรู้สึก เขียนเรื่องร้องเรียน หรือเขียนบรรยายเหตุผลต่างๆ
6. Checkbox Field (ช่องติ๊กเครื่องหมายถูก) : ช่องติ๊กเครื่องหมายถูกเพื่อให้ผู้ลงลายเซ็น ได้แสดงความยินยอม หรือแสดงการยอมรับความถูกต้องของข้อความในเอกสาร เป็นต้น
7. Radio Button (ช่องตัวเลือกที่เลือกได้เพียงตัวเลือกเดียว) : ช่องตัวเลือกสำหรับการตอบคำถาม หรือแสดงความคิดเห็น ที่บังคับให้ผู้ลงลายเซ็น เลือกได้เพียงตัวเลือกเดียว อย่างเช่น การแสดงระดับความเห็นด้วย หรือไม่เห็นด้วยกับข้อความในเอกสาร (ต้องมีจัดกลุ่มของ Radio Button เพื่อให้สามารถเลือกได้เพียงตัวเลือกเดียวในกลุ่มนั้นๆ)

เมื่อจัดเตรียมช่องกรอกลายเซ็น และช่องกรอกข้อมูลต่างๆ ลงในเทมเพลตเอกสารเรียบร้อยแล้ว ก็คลิกที่ "ปุ่ม Save" เพื่อเก็บบันทึกเทมเพลตเอกสารที่เราจัดเตรียมไว้เรียบร้อยแล้ว

สำหรับวิธีการการส่งเทมเพลตเอกสารที่เราจัดเตรียมไว้เรียบร้อย เพื่อส่งออกไปขอลายเซ็นนั้น เมื่ออยู่ในหน้าเว็บหลักของโปรแกรม (หน้า Home) ในเราเลื่อนหน้าเว็บลงมาด้านล่างเล็กน้อย จนมาเจอส่วนของการเลือกใช้เทมเพลต (Use an Existing Template) ตามภาพด้านบน ให้เราติ๊กเครื่องหมายถูกหน้ารายชื่อของเทมเพลตเอกสารที่เราต้องการส่งไปขอลายเซ็น จากนั้นคลิกที่ "ปุ่ม Send Selected Template" เพื่อเริ่มต้นการส่งเอกสาร ตามมาด้วยการเลือกรายชื่อคนที่เราต้องการส่งเอกสารไปขอลายเซ็นตามขั้นตอนปกติ

ก็จบกันไปแล้วนะครับสำหรับรีวิวการใช้งาน Foxit Sign ในการสร้างเอกสารเพื่อส่งออกไปขอลายเซ็น และการลงลายเซ็นในเอกสาร ลำดับต่อมาเราจะมาดูกันในส่วนของระบบ Admin Console ของ Foxit ที่เป็นเครื่องมืออำนวยความสะดวกให้กับผู้ดูแลระบบ (Admin) สามารถมอบสิทธิ์การใช้งาน Foxit Sign ให้กับพนักงานในบริษัท สามารถดูสถิติการใช้งานระบบเซ็นเอกสาร รวมถึงการเชิญผู้ใช้งานมาเป็นผู้ดูแลระบบได้ด้วย

การจัดการผู้ใช้งานผ่าน Admin Console

สำหรับผู้ที่มีสิทธิเป็นผู้ดูแลระบบของบริการ Foxit Sign จะสามารถเข้าใช้งานระบบ Admin Console ของ Foxit ได้ด้วยการไปที่หน้าเว็บ adminconsole.foxit.com ก็จะปรากฏหน้าเว็บล็อกอินตามภาพด้านบน ให้กรอกอีเมล และรหัสผ่าน จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Sign In

*หมายเหตุ : ก่อนที่จะล็อกอินเข้าใช้งานระบบ Admin Console ของ Foxit ได้นั้น เราจะต้องได้รับคำเชิญ (Invite) ให้เข้าร่วมเป็นผู้ดูแลระบบเสียก่อน

เชิญพนักงานที่ดูแลด้านงานเอกสาร เข้ามาในระบบของ Foxit

ก่อนที่จะมอบสิทธิ์การใช้งาน Foxit Sign ให้กับพนักงานที่ดูแลเรื่องงานเอกสาร และการขอลายเซ็น เราต้องทำการเชิญ (Invite) พนักงานคนนั้นเข้ามาในระบบของ Foxit เสียก่อน โดยให้คลิกที่ "เมนู User ID Management" ที่อยู่บนแถบซ้ายหน้าจอ แล้วคลิกที่ "เมนู User" จากนั้นคลิกที่ "ปุ่ม Invite users" จะมีเมนู Drop-down เปิดออกมา แล้วคลิกที่ "ปุ่ม Invite Users" อีกครั้ง

หน้าต่างเล็กๆ ตามภาพจะเปิดออก ให้เราใส่อีเมลของพนักงานลงในช่อง (หากต้องการใส่อีเมลของพนักงานมากกว่า 1 คน ให้คั่นกลางระหว่างอีเมลของแต่ละคนด้วยเครื่องหมาย , ) เมื่อใส่อีเมลเรียบร้อยแล้ว คลิก "ปุ่ม Send" จากนั้นระบบของ Foxit ก็จะส่งอีเมลไปเชิญพนักงานคนนั้นเข้าระบบ

จะเห็นอีเมลของพนักงานคนนั้นอยู่ในรายชื่อ โดยขึ้นสถานะเป็น Invited ซึ่งก็คือเราได้เชิญพนักงานคนนั้นเข้ามาในระบบของ Foxit เรียบร้อยแล้ว และกำลังรอการตอบรับของพนักงานคนนั้น

พนักงานตอบรับคำเชิญ

ทางฝั่งของพนักงานจะได้รับอีเมลเชิญจากระบบ Foxit ให้คลิกเปิดอ่านอีเมล

คลิกที่ลิงก์ในอีเมลเพื่อตอบรับคำเชิญ

ก็จะมายังหน้าจอที่ให้พนักงานได้ กำหนดรหัสผ่าน และชื่อสำหรับการเข้าใช้งานในระบบ Foxit เสร็จแล้วคลิกที่ "ปุ่ม Sign Up" เพียงเท่านี้พนักงานก็ได้สร้างบัญชีผู้ใช้งานบนระบบ Foxit เสร็จเรียบร้อย

กลับมาดูทางฝั่งของผู้ดูแลระบบ บนหน้าจอจัดการผู้ใช้งาน (User ID Management) ในระบบ Admin Console ของ Foxit เราจะเห็นว่าสถานะของพนักงานคนนั้นเปลี่ยนจาก Invited (ส่งคำเชิญเรียบร้อย) ในตอนแรก กลายเป็นสถานะ Accept Invitation (รับคำเชิญแล้ว) พร้อมที่จะให้ผู้ดูแลระบบ มอบสิทธิ์การใช้งานให้พนักงานคนนั้นในลำดับถัดไป

มอบสิทธิ์การใช้งาน Foxit Sign ให้กับพนักงาน

การมอบสิทธิ์ใช้งาน Foxit Sign ให้กับพนักงาน ให้คลิกที่ "เมนู License Management" ที่อยู่บนแถบซ้ายหน้าจอ จากนั้นคลิกที่ "ปุ่ม Assign License" จะมีเมนู Drop-down เปิดออกมา แล้วคลิกที่ "ปุ่ม Assign License" อีกครั้ง

หน้าต่างเล็กๆ ตามภาพจะเปิดออก ให้เลือกกลุ่มของพนักงานที่จะมอบสิทธิ์การใช้งาน Foxit Sign เมื่อเลือกกลุ่มของพนักงานแล้ว ก็จะมีการแสดงรายชื่ออีเมลของพนักงานในส่วนของ Invited Users ให้ติ๊กเลือกเครื่องหมายถูก หลังรายชื่ออีเมลของพนักงานที่เราต้องการมอบสิทธิ์ให้ จากนั้นติ๊กเลือกเครื่องหมายถูกที่ข้อความ Foxit Sign ทางด้านล่าง แล้วคลิกที่ "ปุ่ม OK"

พนักงานคนนั้นก็จะมีสิทธิ์เข้าใช้ระบบงานขอลายเซ็นเอกสารของ Foxit Sign สามารถสร้างเอกสาร แล้วส่งออกไปเพื่อขอลายเซ็นได้ตามต้องการ

ในกรณีที่ต้องการมอบหมายให้พนักงานคนใด เป็นผู้ดูแลระบบ (Admin) โดยที่ผู้ดูแลระบบจะมีความสามารถในการให้สิทธิ์การใช้งาน Foxit Sign แก่พนักงานคนใด สามารถยกเลิกสิทธิ์การใช้งาน และตรวจสอบสถิติการใช้งาน Foxit Sign ของพนักงานทุกคน โดยวิธีการมอบสิทธิ์ให้เป็นผู้ดูแลระบบให้ทำตามขั้นตอนดังต่อไปนี้

มอบสิทธิ์การเป็นผู้ดูแลระบบ

การมอบสิทธิ์เป็นผู้ดูแลระบบ ให้คลิกที่ "เมนู User ID Management" บนแถบซ้ายหน้าจอ จากนั้นคลิกที่ "เมนู Admin Role" ก็จะเจอหน้าจอที่แสดงรายชื่อของผู้ดูแลระบบทุกคน ให้คลิกที่ "ปุ่ม Add Admin"

ก็จะมายังหน้าจอตามภาพด้านบน ให้ใส่ชื่อผู้ใช้งาน หรืออีเมลของพนักงานที่เราต้องการมอบหมายให้เป็นผู้ดูแลระบบ แล้วคลิก "ปุ่ม Next"

ในหน้าจอนี้จะให้เรากำหนดระดับสิทธิ์ให้กับผู้ดูแลระบบ โดยมีให้เลือก 4 ระดับคือ

1. System Administrator : ผู้ดูแลระบบระดับสูง สามารถให้สิทธิ์ ยกเลิกสิทธิ์การใช้งาน Foxit Sign ของพนักงาน สามารถให้สิทธิ์การเป็น Admin และจัดการงานได้ทุกอย่างได้บนระบบ Admin Console ของ Foxit
2. Product Administrator : ผู้ดูแลระบบที่สามารถให้สิทธิ์ ยกเลิกสิทธิ์การใช้งาน Foxit Sign
3. User & Group Administrator : ผู้ดูแลกลุ่มผู้ใช้งาน และจัดการสิทธิ์ในการเข้าถึงของพนักงานในกลุ่มนั้นๆ
4. Configuration Administrator : ผู้ดูแลระบบที่สามารถปรับตั้งค่าการทำงานทั่วๆ ไปของบริการ Foxit Sign

*หมายเหตุ : ในกรณีที่ไม่ได้กำหนดสิทธิ์ให้เป็น System Administrator (ซึ่งเป็นระดับสิทธิ์สูงสุด) จะสามารถกำหนดสิทธิ์ให้ได้มากกว่า 1 รูปแบบ

ก็จะมายังหน้าจอนี้ ที่ให้เราได้ตรวจสอบว่าเราจะมอบสิทธิ์การเป็นผู้ดูแลระบบในระดับใดให้กับพนักงานคนนั้นบ้าง เมื่อตรวจสอบว่าถูกต้องเรียบร้อยแล้ว ให้คลิก "ปุ่ม Save" เพื่อยืนยันการมอบสิทธิ์ผู้ดูแลระบบ

ก็จะมีรายชื่อของพนักงานคนนั้นปรากฏอยู่ในรายชื่อของ Admin โดยพนักงานที่ได้รับสิทธิ์ จะสามารถล็อกอินเข้าระบบ Admin Console ของ Foxit ผ่านทางหน้าเว็บ adminconsole.foxit.com เพื่อเข้ามาจัดการระบบงานหลังบ้านตามสิทธิ์ที่ได้รับไป

ดูสถิติการใช้งาน Foxit Sign

อีกหนึ่งสิ่งที่ผู้ดูแลระบบสามารถทำได้บนระบบ Admin Console คือการดูสถิติ จำนวนผู้เข้าใช้งานระบบในแต่ละวัน (Number of user uesd) และ จำนวนการส่งอีเมลเพื่อขอลายเซ็นในแต่ละวัน (Number of envelope usage) ตามภาพด้านบน

ซึ่งการแสดงสถิตินี้จะอยู่ในหน้าแรก (หน้า Home) ของระบบ Admin Console เลย หรือหากต้องการดูสถิติในเชิงลึก ก็สามารถคลิกที่ "เมนู Reports" ที่อยู่ตรงแถบซ้ายหน้าจอ ได้ตามต้องการ

ความคิดเห็นของ Thaiware กับ โปรแกรม Foxit Sign Pro

เป็นโปรแกรมบนระบบคลาวด์ (ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมลงในเครื่อง) สำหรับการจัดการงานเอกสารที่ต้องการขอลายเซ็น ที่สะดวกสำหรับการใช้งาน ทั้งทางฝั่งผู้ที่ต้องเตรียมเอกสารและส่งออกไปเพื่อขอลายเซ็น และทางฝั่งของผู้มีอำนาจในการลงลายเซ็นก็ง่ายเช่นเดียวกัน และงานทั้งหมดเกิดขึ้นบนระบบ Foxit Sign โดยไม่ต้องมีโปรแกรม หรือเครื่องมืออื่นๆ มาช่วย

โดยการลงลายเซ็นนั้นสามารถใช้ได้ทั้ง ลายเซ็นแบบตัวอักษรตัวพิมพ์ (Type), ลายเซ็นแบบไฟล์ภาพ (Image) ที่เตรียมไว้ หรือจะเลือกใช้ลายเซ็นแบบ เขียนด้วยลายมือ (Draw) ที่เหมือนกับการลงลายเซ็นบนเอกสารกระดาษ โดยที่สามารถเขียนลายเซ็นด้วยการลากเมาส์ เขียนบนหน้าจอสัมผัสของสมาร์ทโฟน หรือแท็บเล็ต หรือเขียนลายเซ็นด้วยเมาส์ปากกา (Pen Tablet) ได้ตามต้องการ

ทางฝั่งของผู้ดูแลงานเอกสารก็จะได้รับแจ้งเตือนอัปเดตความคืบหน้าว่าผู้รับเอกสารเปิดอ่านแล้วหรือยัง ลงลายเซ็นแล้วหรือยัง ทำให้ไม่พลาดทุกความเคลื่อนไหว และสามารถดาวน์โหลดไฟล์เอกสารที่ผ่านการลงลายเซ็นเรียบร้อยแล้ว (พร้อมมีหน้าเอกสารยืนยันตัวตนของผู้ลงลายเซ็น) มาเก็บไว้เป็นหลักฐานได้ตามต้องการ โดยเอกสารจะเป็นไฟล์ PDF ที่ป้องกันการแก้ไข เพื่อไม่ให้มีการแก้ไข ปลอมแปลง ข้อมูล และลายเซ็นบนเอกสาร