รีวิว RDSMEs โปรแกรมบัญชีอย่างง่าย เพื่อธุรกิจ SMEs จากกรมสรรพากร

วันนี้ทางไทยแวร์มีโปรแกรมทำบัญชีมาใหม่ ที่น่าสนใจมากๆ มารีวิวการใช้งานให้เพื่อนๆ ทุกคนได้ชมกัน สำหรับโปรแกรมทำบัญชีตัวนี้มีชื่อว่า โปรแกรม RDSMEs ซึ่งเป็นโปรแกรมที่ถูกสร้างขึ้นโดย กรมสรรพากร เพื่อใช้ทำระบบบัญชีรายการต่างๆ ในธุรกิจขนาดย่อม (SMEs) โดยเฉพาะ โปรแกรมมีระบบการใช้งานที่ง่าย แม้ผู้ประกอบการจะไม่พื้นฐานทางบัญชี ก็สามารถจัดทำบัญชีในรูปแบบที่ถูกต้องตามกฎหมายได้ด้วยตนเอง นอกจากนี้ยังสามารถนำโปรแกรมไปใช้งานได้ฟรีๆ อีกด้วย สำหรับใครที่สนใจก็สามารถดาวน์โหลดโปรแกรม และ ชมรีวิววิธีการใช้งานของโปรแกรมนี้กันได้ที่นี่เลย

สำหรับผู้ที่ยังไม่มีโปรแกรมทำบัญชี RDSMEs สามารถกดดาวน์โหลดที่ปุ่ม "ดาวน์โหลด" ด้านล่างนี้ได้เลย (โปรแกรมมีขนาดไฟล์ 641 MB)

วิธีการติดตั้งโปรแกรม RDSMEs

เมื่อดาวน์โหลดโปรแกรมเสร็จเรียบร้อยแล้วจะได้ ไฟล์ .EXE ที่ชื่อ Setup_RDSMEs มา ก่อนอื่นให้ทำการดับเบิ้ลคลิก เพื่อทำการ แตกไฟล์ (Extract) ออกมาก่อน

หลังจากดับเบิ้ลคลิกแล้วจะขึ้นหน้าต่างการแตกไฟล์ขึ้นมา ให้กดเลือกพื้นที่ (Destination folder) สำหรับการแตกไฟล์ ซึ่งเราสามารถเลือกบันทึกไว้ที่ไหนก็ได้ (จากภาพตัวอย่างได้เลือกบันทึกไฟล์ที่แตกออกมาไว้ที่หน้าจอ Desktop) หลังจากเลือกเรียบร้อยแล้วให้กดที่ปุ่ม Extract

จากนั้นก็รอสักครู่ให้ระบบทำการแตกไฟล์จนเสร็จสมบูรณ์

เมื่อทำการแตกไฟล์เสร็จเรียบร้อยจะได้ โฟลเดอร์ที่ชื่อว่า Setup_RDSMEs ออกมา (โฟลเดอร์จะปรากฏขึ้นในตำแหน่งที่เราได้เลือกบันทึกเอาไว้ในขั้นตอนการแตกไฟล์)

คราวนี้ก็มาถึงในส่วนของขั้นตอนการติดตั้งโปรแกรมกันแล้ว ในขั้นตอนการลงโปรแกรมนั้น สำหรับมือใหม่ที่ไม่ค่อยได้ทำการติดตั้งโปรแกรมต่างๆ มาก่อน อาจจะสับสนอยู่บ้าง เพราะโปรแกรมมีให้เลือกติดตั้งระหว่างเวอร์ชัน 32 Bit และ 64 Bit แต่โปรแกรมก็ออกแบบให้สามารถติดตั้งตามทีละขั้นตอนได้โดยไม่ยากจนเกินไป 

เมื่อเปิดโฟลเดอร์เข้ามาแล้ว ให้หาไฟล์ที่มีชื่อว่า autorun เพื่อทำการติดตั้งตัวโปรแกรม

หลังจากดับเบิ้ลคลิกที่ไฟล์ autorun แล้ว โปรแกรมจะทำการรันหน้าต่างใหม่ขึ้นมา ให้กดที่ปุ่ม "ติดตั้งโปรแกรมบัญชีอย่างง่ายสำหรับผู้ประกอบการ SMEs" ที่อยู่บริเวณด้านล่าง

จากนั้นโปรแกรมจะขึ้นข้อความ ให้ตรวจสอบการติดตั้งของโปรแกรม Microsoft .NET Framework ในเวอร์ชันที่ 3.5

หากอยากดูว่าเครื่องคอมพิวเตอร์ของเราได้ติดตั้ง .NET Framework เวอร์ชันอะไรลงไปแล้วบ้าง สามารถเข้าไปดูที่
ไดร์ฟ C > Windows > Microsoft.NET> Framework จากนั้นดูเวอร์ชันตามชื่อโฟลเดอร์ (จากภาพตัวอย่างจะเห็นได้ว่า เครื่องนี้ได้มีการติดตั้ง Microsoft .NET Framework ตั้งแต่เวอร์ชัน 1.0 ถึง 4.0)

หากพบว่ายังไม่มีการติดตั้งโปรแกรม Microsoft .NET Framework นี้ ก็สามารถกด ดาวน์โหลด Microsoft .NET Framework 3.5 ได้ที่นี่  แต่สำหรับใครที่มีเวอร์ชันที่สูงกว่า 3.5 เช่น 4.0 หรือ 4.5 ก็ไม่จำเป็นต้องลบการติดตั้งออกก็ได้ (ถึงแม้คำแนะนำในรูปภาพจะให้ลบก็ตาม) จากนั้นให้กด Next ต่อได้เลย

จากนั้นโปรแกรมจะให้ทำการตรวจสอบว่าเครื่องคอมพิวเตอร์เรานั้นมีระบบปฏิบัติการวินโดวส์แบบ 32 Bit หรือ 64 Bit สำหรับผู้ที่รู้แล้วก็ให้กด Next ต่อได้เลย (สำหรับใครที่ยังไม่รู้ให้กดเพื่อตรวจสอบระบบก่อน โดยดูที่ Operating System เป็นหลักว่าเป็น 32-bit หรือ 64-bit แล้วจึงกด Next)

หลังจากที่รู้ระบบปฏิบัติการของวินโดวส์แล้ว ให้เลือกติดตั้งตามระบบของคอมพิวเตอร์ได้เลย

จากนั้นให้กด ปุ่ม Next และตามด้วย ปุ่ม Install เพื่อเริ่มทำการติดตั้งโปรแกรม

แล้วรอสักครู่ให้โปรแกรมทำการติดตั้งส่วนประกอบต่างๆ จนสมบูรณ์ จนขึ้นคำว่า Installation Complete จากนั้นให้กด ปุ่ม Close

ปล่อยให้โปรแกรมรันหน้าต่าง .exe ของฐานข้อมูลจนเสร็จสิ้น แล้วหน้าต่างจะปิดไปเองโดยอัตโนมัติ

ต่อมาโปรแกรมจะขึ้นข้อความว่า ติดตั้งฐานข้อมูลเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้กดปุ่ม OK

หลังจากนั้นให้กดปุ่ม Finish เป็นอันเสร็จสิ้นขั้นตอนการติดตั้งของโปรแกรม

การใช้งานของโปรแกรม 

หลังจากเสร็จสิ้นขั้นตอนการติดตั้งไปเรียบร้อยแล้ว คราวนี้มาดูฟังก์ชั่นการใช้งานของโปรแกรมกันบ้าง เมื่อกดเข้าโปรแกรมมาแล้ว โปรแกรมจะขึ้นหน้าให้กรอกรหัสผู้ใช้งาน และ รหัสผ่าน ให้ใช้รหัส rdsmes พิมพ์ลงไปในทั้ง 2 ช่อง จากนั้นกดปุ่ม เข้าระบบ เพื่อเริ่มต้นการใช้งานของโปรแกรมกันได้เลย (ในกรณีที่ใส่รหัสผ่านแล้วขึ้น error.. หรือไม่สามารถเข้าใช้งานได้ ให้ทำการลบการติดตั้งของโปรแกรมออกทั้งหมด แล้วลองตรวจสอบเวอร์ชันของ Microsoft .NET Framework ว่ามีเวอร์ชัน 3.5 หรือไม่ จากนั้นให้เริ่มทำการติดตั้งโปรแกรมใหม่อีกครั้ง)

เมื่อเข้าสู่ระบบมาแล้ว จะพบกับหน้าต่างคำแนะนำการใช้ของโปรแกรม ซึ่งจะแบ่งออกเป็น 2 ฟังก์ชั่นหลักๆ คือ ระบบงานบัญชี ที่ใช้สำหรับบันทึกข้อมูลการซื้อขายสินค้า และ ระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม ที่ใช้สำหรับออกใบกำกับภาษี รายงานภาษีซื้อ-ขาย พร้อมกลับยื่นแบบแนบ ภ.พ.30 คราวนี้เรามาลองเริ่มดูการใช้งานของ ระบบงานบัญชี กันก่อน

เมื่อเข้ามาสู่การใช้งานของ ระบบงานบัญชี แล้ว จะพบกับแผนผังการใช้งานในส่วนต่างๆ ให้เข้ามาดูที่ฟังก์ชั่นอย่าง ค่าคงที่ กันก่อน ซึ่งในฟังก์ชั่นค่าคงที่นี้ จะเป็นการบันทึกข้อมูลต่างๆ ของกิจการไม่ว่าจะเป็นข้อมูลของกิจการ ทะเบียนลูกค้าและผู้ขายสินค้า สถานที่ประกอบการ รายการกลุ่มสินค้าและบริการต่างๆ 

ใน ค่าคงที่กิจการ จะมีให้เราใส่ข้อมูลต่างๆ ทั้ง ประเภทกิจการ, ชื่อและที่อยู่ของสถานที่ประกอบการ, เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร และข้อมูลอื่นๆ ของผู้ประกอบการ เมื่อเรากรอกข้อมูลทุกอย่างในส่วนนี้อย่างถูกต้องและครบถ้วนแล้ว ให้กด บันทึกจัดเก็บ 

หลังจากบันทึกข้อมูลค่าคงที่กิจการเรียบร้อยแล้ว ต่อมาให้ใส่ข้อมูลในรายการถัดไปนั่นคือ ค่าคงที่ > คำนำหน้า

ในขั้นตอนนี้คือการใส่ รหัสและชื่อคำนำหน้ากิจการของเรา โดยที่เราดูรายการของรหัสนั้นได้ที่ ปุ่ม แสดงและค้นหา เมื่อกดแล้วจะขึ้นหน้าต่างค้นหาข้อมูล ให้เราเลือกรายการตามที่ต้องการ จากนั้นให้นำข้อมูลนั้นมาใส่ในช่องรหัสและชื่อคำนำหน้า ตัวอย่างเช่น ชื่อคำนำหน้าเป็น บริษัท ก็ให้นำรหัส 2000 มาใส่ลงไปในช่อง จากนั้นให้กดปุ่ม บันทึกจัดเก็บ พร้อมกับยืนยันการบันทึกให้เรียบร้อย

ขั้นตอนถัดมาให้เข้ามาที่หน้า ทะเบียนลูกค้าและผู้ขายสินค้า ในหมวดค่าคงที่ ในขั้นตอนนี้ให้เราเลือกก่อนว่าต้องการจะบันทึก ทะเบียนลูกค้า หรือ ทะเบียนผู้ขายสินค้า หลังจากนั้นให้กรอกข้อมูลในส่วนต่างๆ ให้ถูกต้องครบถ้วน (ยกเว้นในส่วนของช่อง รหัส ที่โปรแกรมจะทำการใส่ตัวเลขมาให้โดยอัตโนมัติ) จากนั้นให้กด บันทึกจัดเก็บ พร้อมกับยืนยันการบันทึกให้เรียบร้อย

หลังจากที่ใส่ข้อมูลของค่าคงที่กิจการ ทะเบียนลูกค้าหรือผู้ขายสินค้าเรียบร้อยแล้ว ต่อมาให้เริ่มใส่ข้อมูลของ กลุ่มสินค้า/บริการ กันต่อ ในขั้นตอนนี้จะมีให้เราใส่ รหัสกลุ่มสินค้า/บริการ , ชื่อกลุ่มสินค้า/บริการ  และประเภทของกลุ่มสินค้า

ในช่อง รหัสกลุ่มสินค้า/บริการ ให้เรากำหนดตัวเลขรหัสลงไป (จะเป็นรหัสตัวเลขอะไรก็ได้) ต่อด้วยการระบุ ชื่อกลุ่มสินค้า/บริการ และเลือกประเภทกลุ่มสินค้าให้เรียบร้อย แล้วกดปุ่ม บันทึกจัดเก็บ

หลังจากกำหนดกลุ่มสินค้าเรียบร้อยแล้ว ก็มาดูขั้นตอนสุดท้ายของ ค่าคงที่ ในการใส่ข้อมูลให้กับสินค้าโดยเข้าไปที่ ทะเบียนสินค้า/บริการ ในขั้นตอนนี้จะเป็นการใส่รายละเอียดให้กับตัวสินค้าหรือบริการว่าเป็นสินค้าอะไร ราคาเท่าไร และเหลือจำนวนกี่ชิ้น เป็นต้น

ในการใส่ รหัสกลุ่มสินค้า/บริการ นั้น เราสามารถกดที่ปุ่มสี่เหลี่ยมด้านหลัง เพื่อเลือกรายการที่เราได้เคยบันทึกเอาไว้ในกลุ่มสินค้า/บริการ จากนั้นกดปุ่ม เลือก เพื่อให้โปรแกรมดึงข้อมูลเข้ามา

เมื่อกรอกข้อมูลรายละเอียดของสินค้าในช่องอื่นๆ พร้อมกับเลือกประเภทของภาษีมูลค่าเพิ่มเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้บันทึกข้อมูลด้วยการกดปุ่ม บันทึกจัดเก็บ 

ระบบซื้อ-ขายสินค้า และ จ่ายชำระหนี้

หลังจากที่ทำการบันทึกข้อมูลต่างๆ ของกิจการและสินค้าในส่วนของฟังก์ชั่น ค่าคงที่ ไปแล้ว ก็มาดูระบบการทำบัญชีซื้อ-ขายสินค้า และ จ่ายชำระหนี้ กันต่อ ในระบบนี้จะอยู่ในฟังก์ชั่นเมนู ประจำวัน ซึ่งจะเกี่ยวกับการทำบัญชีรายการซื้อ-ขายสินค้าและการจ่าย-รับชำระหนี้ พร้อมออกใบกำกับภาษี และใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้า

เริ่มต้นที่รายการแรกคือ รายการซื้อสินค้า / บริการ เราสามารถเลือกชนิดเอกสารของสินค้าที่แตกต่างกันได้ ทั้งใบกำกับภาษีซื้อในรูปแบบการ ซื้อสด หรือ ซื้อเชื่อ นอกจากนี้ระบบยังรองรับการทำภาษีแบบที่สามารถขอคืนได้ ซึ่งสามารถกำหนดได้ที่เมนูทะเบียนสินค้า รวมถึงการบันทึกรับการบันทึกเกี่ยวกับวันที่ รายการสินค้าและราคาที่เราได้ซื้อหรือขายสินค้า เพื่อที่จะนำมาทำบัญชีได้ (ทั้งแบบสินค้าที่มีภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือที่เรียกกันว่า VAT และแบบใบเสร็จรับเงินที่ได้รับการยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม)

ในส่วนของระบบ รายการขายสินค้า ของโปรแกรมบัญชีนี้ เราสามารถกดที่ปุ่ม พิมพ์ต้นฉบับ เพื่อพิมพ์ใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงินในการขายได้ โดยที่โปรแกรมจะสร้างเลขที่ใบกำกับภาษีให้โดยอัตโนมัติ

หลังจากที่กดพิมพ์ต้นฉบับแล้ว โปรแกรมจะแสดงตัวอย่างในการพิมพ์ของใบกำกับภาษี/ ใบเสร็จรับเงินในการขาย 

นอกจากนั้นในรายการ จ่ายชำระหนี้ โปรแกรมสามารถระบุยอดเงินและเงื่อนไขในการชำระ ว่าเป็นการจ่ายในรูปแบบของเงินสดหรือเช็ค พร้อมทั้งระบุส่วนลดและภาษีหัก ณ ที่จ่าย โดยสามารถแบ่งจ่ายเป็นงวดๆ ได้

ในส่วนของระบบใน รับชำระหนี้ เราสามารถค้นหาใบกำกับภาษีที่ได้บันทึกไว้ในรายการขายสินค้า และสามารถกด พิมพ์ฟอร์มใบรับชำระหนี้ เพื่อพิมพ์ใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้า

ในรายการย่อยสุดท้ายของฟังก์ชั่น ประจำวัน คือระบบ บันทึกบัญชีประจำวัน ที่สามารถบันทึกรายการซื้อ-ขายรายวันได้ 2 วิธีแบบง่ายๆ วิธีแรกคือ การดับเบิ้ลคลิกที่ช่องรหัสบัญชี จากนั้นโปรแกรมจะขึ้นหน้าต่างค้นหาข้อมูลมาให้เลือกรายการเลขที่และชื่อบัญชี

สำหรับการบันทึกรายการซื้อ-ขายรายวันวิธีที่ 2 ให้เลือกที่แถบเมนูรายการต่างๆ ทางด้านซ้ายมือ จากนั้นโปรแกรมจะดึงรายการรหัสบัญชี และชื่อบัญชีตามที่เราเลือกไว้ เข้ามาโดยอัตโนมัติ

ระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม

เมื่อได้ทำการบันทึกรายการข้อมูลต่างๆ ใน ระบบงานบัญชี ไม่ว่าจะเป็นบันทึกรายการซื้อ-ขาย, ลดหนี้-เพิ่มหนี้ รวมทั้งรายการอื่นๆ ที่มีผลต่อค่าภาษี ข้อมูลทั้งหมดนั้นจะถูกบันทึกและโอนมาที่ ระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม เพื่อใช้ในการออกใบกำกับภาษีซื้อ ภาษีขาย พร้อมแบบ ภ.พ.30 เพื่อใช้ในการตรวจสอบและยื่นภาษีให้กับทางกรมสรรพากร

เมื่อกดเข้ามาแล้วจะพบกับแผนผังการใช้งานของระบบภาษีมูลค่าเพิ่มของโปรแกรม ใน ฟังก์ชั่นข้อมูลใบกำกับภาษี จะสามารถดูข้อมูลใบกำกับภาษีขาย และ ใบกำกับภาษีซื้อ ได้

วิธีการดูข้อมูลของ ใบกำกับภาษีขาย ให้กดปุ่ม ค้นหา เพื่อเลือกดูรายการต่างๆ ที่เราได้บันทึกไว้ใน ระบบบัญชี

ในส่วนของข้อมูล ใบกำกับภาษีซื้อ จะสามารถดูข้อมูลของใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ และใบกำกับภาษีเกิน 6 เดือน ได้ด้วยการกดปุ่ม ค้นหา เช่นเดียวกับในระบบข้อมูลใบกำกับภาษีขาย

วิธีการตรวจสอบข้อมูลและยื่นภาษี พร้อมแบบภ.พ.30

ในการตรวจสอบข้อมูลและยื่นภาษีนั้น จะอยู่ในฟังก์ชั่นของการ พิมพ์รายงาน ซึ่งจะแบ่งออกเป็น รายงานภาษีขาย รายงานภาษีซื้อ แบบแสดงรายการและแบบแนบ ภ.พ.30

ในส่วนของรายงานภาษีขาย และภาษีซื้อนั้น จะแบ่งออกเป็น 2 ส่วน คือส่วนที่ 1 ไว้ใช้ตรวจสอบภาษีมูลค่าเพิ่มก่อนยื่น ซึ่งเราสามารถเลือกเงื่อนไขที่ต้องการดู จากวันที่ของใบกำกับภาษีหรือจากเดือนภาษีก็ได้ ในส่วนที่ 2 นั้น จะใช้ในการยื่นภาษีมูลค่าเพิ่มประจำเดือน เมื่อเลือกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้กด พิมพ์รายงาน เพื่อพิมพ์รายงานภาษีขาย

หลังจากที่กดพิมพ์รายงานแล้ว โปรแกรมจะแสดงภาพตัวอย่างของรายงานภาษีขาย ก่อนที่จะทำการพิมพ์ขึ้นมา

แล้วก็มาถึงขั้นตอนสุดท้ายคือการยื่นแบบ ภ.พ.30 จะอยู่ในเมนู แบบแสดงรายการ ภ.พ.30 พร้อมกับใส่ข้อมูลวันที่ในการนำส่ง ชื่อและนามสกุลของผู้ที่ยื่น จากนั้นกดปุ่ม พิมพ์รายงาน เพื่อให้โปรแกรมแสดงหน้าตัวอย่างของแบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.30)

ตัวอย่างแบบฟอร์มของใบ ภ.พ.30 ซึ่งจะมีชื่อและรายละเอียดทั้งหมดที่เราได้กรอกไปขึ้นมาในใบ เพื่อให้ผู้ประกอบการ ใช้ในการยื่นแบบแสดงรายการภาษี และการชำระภาษี

สรุปผลการใช้งาน

หลังจากที่ได้ลองใช้งานโปรแกรมบัญชี RDSMEs ของทางกรมสรรพากรแล้ว นับได้ว่าเป็นโปรแกรมทำบัญชีที่มีขั้นตอนการใช้งานที่ง่ายและสะดวกรวดเร็ว มีฟังก์ชั่นของระบบบัญชีที่ครบทุกรูปแบบสำหรับกลุ่มธุรกิจขนาดย่อม เหมาะกับผู้ประกอบการที่มีความสนใจจะทำบัญชีด้วยตนเองเป็นอย่างมาก ถึงแม้จะไม่มีความรู้พื้นฐานด้านการบัญชี ก็สามารถเรียนรู้และเข้าใจวิธีการใช้งานได้ไม่ยาก อีกทั้งยังมั่นใจได้เลยว่าข้อมูลเอกสารบัญชีที่ทำจากโปรแกรมนี้ จะอยู่ในรูปแบบที่ถูกต้องตามมาตรฐานบัญชีและกฎหมายภาษี

ข้อดี

• โปรแกรมออกแบบมาให้ง่ายต่อการใช้งาน มีเมนูและรายการต่างๆ ทั้งหมดเป็นภาษาไทย
• มีฟังก์ชั่นการใช้สำหรับการทำระบบบัญชี และภาษีมูลค่าเพิ่มที่ครบครัน ถูกต้องตามกฎหมาย
• สามารถเรียกดูข้อมูลที่ได้บันทึกไว้ มาใช้งานได้อย่างสะดวกรวดเร็ว
• สามารถพิมพ์รายงานการยื่นภาษีแบบ ภ.พ.30 และรูปแบบอื่นๆ ได้

ข้อสังเกต

• รูปแบบของโปรแกรมยังดูไม่ค่อยทันสมัย
• มีวิธีการติดตั้งที่ค่อนข้างซับซ้อน
• คำที่ใช้ในบางรายการเมนูอาจเข้าใจได้ยาก (สำหรับผู้ที่ไม่มีความรู้พื้นฐานด้านการบัญชี)