รีวิว โปรแกรม Invoice Tiny ดูแลระบบงานขาย บันทึกข้อมูลสินค้า ออกใบเสนอราคาได้ง่ายๆ

เชื่อว่าผู้ประกอบการหลายคนคงจะรู้ดีว่า ในการทำธุรกิจการค้าที่ต้องจัดการกับระบบงานขายต่างๆ แต่ละประเภทนั้นเป็นเรื่องที่ค่อนข้างยุ่งยากและซับซ้อน ยิ่งถ้าไม่มีการจัดเก็บข้อมูลของสินค้าและการซื้อขายที่เป็นระบบระเบียบแล้ว ก็ยิ่งทำให้การจัดการงานต่างๆ ยากขึ้นไปอีก ดังนั้นการหาตัวช่วยดีๆ มาคอยแบ่งเบาภาระขั้นตอนการทำงานของผู้ประกอบการให้ลดน้อยลงและง่ายขึ้น จึงถือเป็นสิ่งสำคัญมากๆ อย่างนึงเลยทีเดียว

วันนี้ไทยแวร์ได้นำตัวช่วยเจ๋งๆ ที่ใช้งานได้ง่าย อย่าง โปรแกรม Invoice Tiny มาแนะนำกัน โดยที่มันสามารถจัดการกับระบบเอกสารงานขายได้อย่างเป็นระบบระเบียบ สามารถออกใบเอกสารสำคัญต่างๆ ในการขาย หรือเรียกย่อๆ ว่า ใบอินวอยซ์ ได้หลากหลายชนิด ไม่ว่าจะเป็น ใบเสร็จรับเงิน, ใบกำกับภาษี, ใบเสนอราคา และใบเอกสารอื่นๆ พร้อมกับจัดเก็บข้อมูลของสินค้าและลูกค้า รวมถึงการสรุปผลรายงานข้อมูลการขายได้อย่างสะดวกรวดเร็ว ซึ่งจะช่วยแบ่งเบาผู้ประกอบการได้มากแค่ไหน และมีลักษณะการใช้งานอย่างไรบ้าง ลองมาชมกันได้เลย

คลิปวิดีโอรีวิว Invoice Tiny

รีวิวการใช้งานโปรแกรม Invoice Tiny

ทางด้านตัวโปรแกรมจัดได้เป็นโปรแกรมที่มีขนาดเล็ก กินพื้นที่จัดเก็บของฮาร์ดดิสก์น้อยมากๆ ไม่ถึง 10 MB อีกทั้งยังออกแบบมาให้สามารถใช้งานได้ตั้งแต่เครื่องคอมพิวเตอร์บนระบบปฏิบัติการณ์เวอร์ชันเก่าๆ ตั้งแต่ Windows XP ไปจนถึง Windows 10 เลยทีเดียว โปรแกรมมีระบบการทำงานที่ไม่ยุ่งยากซับซ้อนสามารถใช้งานได้ง่าย ถึงแม้จะไม่พื้นฐานใดๆ เกี่ยวกับโปรแกรมด้านนี้มาก่อนก็ตาม ถึงแม้โปรแกรมจะมีขนาดที่เล็กแต่ฟังก์และคุณสมบัติของโปรแกรมก็ไม่ได้เล็กตามไปด้วย เรียกได้ว่าจัดมาให้มาครบครัน ครบถ้วน สำหรับระบบงานขายและการออกใบเอกสารกำกับสินค้าต่างๆ จะมีอะไรบ้างลองมาชมกันได้เลย 

คุณสมบัติและความสามารถของโปรแกรม

• สามารถใส่ข้อมูลลูกค้าได้อย่างสะดวกเร็ว พร้อมรองรับการบันทึกข้อมูลลูกค้าได้สูงสุดถึง 9,999 รายการ
• รองรับการจัดเก็บข้อมูลสินค้าได้ไม่จำกัด (ขึ้นอยู่กับพื้นที่จัดเก็บของเครื่องคอมพิวเตอร์แต่ละเครื่อง)
• สามารถแทรกข้อมูลและคำอธิบายในรายการสินค้าได้
• สามารถกำหนดราคาสินค้าล่วงหน้าได้ 3 ระดับ
• รองรับการพิมพ์รายการสินค้าสูงสุดที่ 200 รายการต่อบิล (หากเอกสารมากกว่าหนึ่งหน้า โปรแกรมจะพิมพ์เลขหน้ากำกับที่หัวเอกสาร)
• สามารปรับรูปแบบในการพิมพ์ใบเอกสารประเภทต่างๆ ได้อย่างละเอียด เช่น
  • เลือกไม่พิมพ์วันที่เอกสาร
  • เลือกไม่พิมพ์กำหนดชำระ
  • เลือกพิมพ์สำเนา
• รองรับระบบการพิมพ์ บนขนาดของกระดาษที่หลากหลาย
  • ขนาด 9 x 11 นิ้ว
  • ขนาด 9 x 5.5 นิ้ว
  • กระดาษขนาดมาตรฐาน A4
• มีระบบเงินมัดจำ ทั้งแบบไม่มีภาษีมูลค่าเพิ่ม และมีภาษีมูลค่าเพิ่ม
• สามารถใช้งานบนจอของ คอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊คได้ (บนความละเอียดหน้าจอที่ 1280 x 768 พิกเซล ขึ้นไป)
   

การติดตั้งโปรแกรม Invoice Tiny สามารถติดตั้งได้ง่ายและรวดเร็วมาก เพียงไม่กี่ขั้นตอนก็สามารถเริ่มใช้งานได้ทันที สามารถดูรายละเอียดในส่วนของขั้นตอนการติดตั้งได้ที่ด้านล่างนี่เลย

รูปแบบการทำงานของโปรแกรมในแต่ละฟังก์ชั่น

การทำงานของโปรแกรมจะถูกแบ่งออกเป็น 5 ฟังก์ชั่นหลักๆ คือ ฟังก์ชั่น ตั้งค่า , ฟังก์ชั่น หน้าหลัก, ฟังก์ชั่น เอกสาร, ฟังก์ชั่น ลูกค้า และ ฟังก์ชั่น สินค้า คราวนี้ลองมาดูรายละเอียดการใช้งานและหน้าตาของแต่ละฟังก์ชั่นกันคร่าวๆ ก่อน

ฟังก์ชั่น ตั้งค่า : เป็นฟังก์ชั่นที่ใช้ใส่ข้อมูลของร้านค้าของเรา รวมถึงการตั้งค่าระบบการทำงานในส่วนต่างๆ โดยรวมของตัวโปรแกรม ไม่ว่าจะเป็น รูปแบบเอกสาร, ขนาดของหน้ากระดาษในการพิมพ์, เลขที่เอกสาร และการปรับแต่งสีสันพื้นหลังของตัวโปรแกรมอีกด้วย

ฟังก์ชั่น หน้าหลัก : เป็นหน้ารวมฟังก์ชั่นที่จำเป็นหลายๆ อย่างเข้าไว้ด้วยกัน เช่น สร้างหรือค้นหาเอกสารใบอินวอยซ์ต่างๆ , เพิ่มข้อมูลลูกค้าใหม่ และ ตั้งค่าการใช้งานของโปรแกรม   

ฟังก์ชั่น เอกสาร : เป็นฟังก์ชั่นที่ใช้สำหรับสร้างเอกสารใบอินวอยซ์ ประเภทต่างๆ รวมถึงการดูรายงานสรุปผลของข้อมูลในการขายทุกชนิด พร้อมกับสั่งพิมพ์ข้อมูลรายงานได้

ในการดูรายงานข้อมูลนั้น สามารถเลือกประเภทในการสรุปยอดขายและภาษีได้อย่างชัดเจน พร้อมทั้งกำหนดขอบเขตช่วงวันที่และเวลาที่ต้องการจะแสดงข้อมูลได้อย่างละเอียด และยังสามารถสั่งพิมพ์รายงานได้อย่างสะดวกรวดเร็วอีกด้วย

ฟังก์ชั่น ลูกค้า : ใช้สำหรับสร้างและบันทึกข้อมูลของลูกค้าแต่ละรายที่ซื้อสินค้ากับทางเรา โดยเราสามารถกำหนดรหัสลูกค้า พร้อมทั้งเพิ่มข้อมูลของ ชื่อ, ที่อยู่, เลขประจำตัวในการเสียภาษี รวมไปถึงเบอร์ติดต่อและอีเมลของลูกค้าได้อย่างละเอียด (โปรแกรมจำกัดการบันทึกข้อมูลรายชื่อของลูกค้าได้สูงสุดที่ 9,999 รายการ)

ฟังก์ชั่น สินค้า : ใช้จัดการในส่วนของข้อมูลสินค้าภายในร้านค้าของเรา ซึ่งสามารถเพิ่ม แก้ไข หรือลบรายการสินค้าได้อย่างสะดวกรวดเร็ว ซึ่งแต่ละรายการสินค้าเราสามารถ ตั้งเลขรหัสสินค้า, ชื่อสินค้า, หน่วยสินค้า และ ราคาสินค้าได้อย่างละเอียด

ซึ่งขั้นตอนหลักๆ ในการใช้งานโปรแกรมจะเป็นประมาณนี้ (อาจจะสลับขั้นตอนได้ ขึ้นอยู่กับความถนัดของผู้ใช้งาน)

1. ใส่ข้อมูลธุรกิจร้านค้าของเรา
2. ใส่ข้อมูลสินค้าที่เราต้องการจะขาย
3. ใส่ข้อมูลลูกค้าที่ซื้อสินค้าของเรา
4. กำหนดชนิดของใบอินวอยซ์ที่ต้องการจะใช้งาน
5. บันทึกชนิดข้อมูลของใบอินวอยซ์
6. สรุปยอดรายงาน และสั่งพิมพ์ใบอินวอยซ์

เริ่มการใช้งานโปรแกรม Invoice Tiny

ก่อนที่จะเริ่มต้นการใช้งาน เราจะต้องทำการล็อกอินเพื่อเข้าใช้งานก่อนทุกครั้ง โดยการเข้าไปที่ ไฟล์ > เข้าระบบ 

แล้วใส่ชื่อและรหัสผ่านที่เราได้มา (สำหรับผู้ที่ต้องการทดลองใช้ให้ใส่ USERNAME และ PASSWORD ดังนี้)

USERNAME  : admin
PASSWORD : 1234

ซึ่งชื่อบัญชีสำหรับการทดลองใช้นั้น จะมีอายุการใช้งานได้ 7 วันเท่านั้น

ในครั้งแรกโปรแกรมจะขึ้นเตือนว่าให้เราไป "ตั้งค่าระบบ" ก่อน ซึ่งจุดนี้ถือเป็นข้อดีมากๆ ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าใจการใช้งานของโปรแกรมได้ไวขึ้น โดยเฉพาะสำหรับคนที่ยังไม่เคยใช้งานโปรแกรมแนวนี้มาก่อน 

ในฟังก์ชั่นของการตั้งค่าระบบนั้น สิ่งแรกที่เราจะต้องทำก็คือการใส่ ข้อมูลชื่อที่อยู่ ของร้านค้า หรือ ธุรกิจของเรา ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะไปปรากฎขึ้นบนหัวเอกสารของใบอินวอยซ์ต่างๆ ที่เราสั่งพิมพ์ให้กับลูกค้านั่นเอง เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ต้องกด ปุ่ม "นำไปใช้" ก่อนทุกครั้งที่จะเปลี่ยนไปหน้ารายการอื่นๆ

ต่อมาในส่วนการตั้งค่าระบบ ส่วนแรกจะเป็นการเพิ่มข้อมูลของ พนักงานขาย ซึ่งฟังก์ชั่นนี้มีประโยชน์มากๆ สำหรับธุรกิจ ร้านค้าที่มีพนักงานขายหลายคน หรือหลายแผนก จะได้รู้ว่าพนักงานคนไหนเป็นคนทำรายการสั่งซื้อ หรือออกใบเอกสารอินวอยซ์ต่างๆ ได้อย่างชัดเจน

ในส่วนของ ค่าเริ่มต้น เราสามารถกำหนดรูปแบบภาษี (VAT) ได้ว่าต้องการออกใบอินวอยซ์ของสินค้าแบบที่มีรวม VAT หรือไม่รวม VAT พร้อมทั้งยังสามารถเลือกชนิดของเอกสารได้ว่าต้องการตั้งค่าเริ่มต้นให้เป็นเอกสารชนิดไหน เพื่อการทำงานที่สะดวกและรวดเร็วขึ้น

นอกจากนี้แล้วยังสามารถตั้งค่าการคิดส่วนลดในรูปแบบ จำนวนเงิน และแบบเปอร์เซ็นต์ ได้อีกด้วย

ในส่วนของ รูปแบบเอกสาร จะเป็นการตั้งค่ารูปแบบการพิมพ์เอกสารบนกระดาษตามขนาดมาตรฐานต่างๆ ได้ถึง 3 รูปแบบ คือ 9x11 นิ้ว , 9x5.5 นิ้ว และแบบขนาด A4 โดยที่เราสามารถตั้งค่าขนาดการพิมพ์ของกระดาษที่แตกต่างกันในแต่ละชนิดของเอกสารได้

ส่วนสุดท้าย อาจจะไม่เกี่ยวกับการใช้งานของโปรแกรมมากนัก แต่เป็นการปรับแต่งโทนสีพื้นหลัง และปุ่มกดต่างๆ ในแต่ละหน้าของโปรแกรม ให้ดูสวยงาม น่าใช้ ตามแบบที่ชอบได้

หลังจากที่ได้ใส่ข้อมูลของร้านค้า และตั้งค่าต่างๆ ของโปรแกรมเรียบร้อยแล้ว สิ่งที่ต้องทำต่อไปก็คือการเพิ่มข้อมูลของสินค้า และกลุ่มลูกค้าของเรา

การเพิ่มข้อมูลสินค้า

เราสามารถกำหนดรหัสสินค้า (เป็นตัวเลข 5 หลัก) เพื่อใช้ค้นหารายการสินค้าได้สะดวกและรวดเร็วขึ้น พร้อมกับข้อมูล ชื่อสินค้า และราคาต่างๆ ได้ถึง 3 ราคาด้วย ส่วนวิธิการใส่ก็ง่ายๆ เพียงแค่กรอกข้อมูลลงในช่องว่างสีแดง ได้เลย เมื่อกรอกเรียบร้อยก็แค่กดที่สัญลักษณ์ เครื่องหมาย + สีเขียว (บริเวณแถบเครื่องมือด้านบน) ก็สามารถเพิ่มข้อมูลสินค้าได้ทันที

เราสามารถเพิ่มข้อมูลรายการสินค้าได้เรื่อยๆ ไม่จำกัด และถ้าหากต้องการแก้ไขรายการสินค้าตัวไหนก็สามารถกด ปุ่มที่รูป ดินสอสีเหลือง ที่อยู่ในแถบเมนูด้านบนได้เลย

การเพิ่มข้อมูลลูกค้า

หลังจากมีข้อมูลสินค้าเรียบร้อยแล้ว เราก็จะต้องทำการสร้างข้อมูลของลูกค้าที่เราขายสินค้าให้ด้วย โดยการกำหนดรหัสของลูกค้า (เป็นตัวเลขอะไรก็ได้) พร้อมกับชื่อ, ที่อยู่ และเบอร์ติดต่อ เพื่อจะได้ออกใบอินวอยซ์ให้กับลูกค้าได้อย่างถูกต้องและสะดวกรวดเร็ว

เมื่อกรอกข้อมูลลูกค้าเรียบร้อย ให้กดปุ่ม Save ที่รูป แผ่นดิสก์สีฟ้า บนแถบเมนูด้านบน ได้เลยทันที

การบันทึกเอกสาร ใบอินวอยซ์ ชนิดต่างๆ

เมื่อเรามีข้อมูลของสินค้าและลูกค้าครบเรียบร้อยแล้ว เราก็สามารถออกเอกสารใบอินวอยซ์ชนิดต่างๆ ได้ ด้วยการไปที่ฟังก์ชั่น เอกสาร > อินวอยซ์ แล้วใส่รหัสลูกค้าที่ต้องการลงไป 

โปรแกรมมีระบบค้นหารหัสลูกค้า ที่เราได้บันทึกไว้ด้วยการ พิมพ์ * แล้วกด Enter โปรแกรมก็จะเรียกข้อมูลลูกค้าทั้งหมดออกมาให้เราเลือก หรือถ้าใครจำรหัสของลูกค้าได้ก็สามารถใส่รหัสเข้าไปได้เลยทันที

แล้วก็มาเลือกข้อมูลของสินค้าบ้าง ระบบการเลือกข้อมูลสินค้าจะคล้ายๆ กับของลูกค้า เพียงแค่พิมพ์รหัสขึ้นต้นมา เช่นในภาพตัวอย่างพิมพ์แค่ ตัวเลข 0 เพียงตัวเดียว โปรแกรมก็จะทำการเรียกข้อมูลของสินค้าที่มีรหัสสินค้าขึ้นต้นด้วยเลข 0 ทั้งหมดมาแสดงให้เลือกได้อย่างสะดวก

เมื่อเลือกข้อมูลของลูกค้าและสินค้าเรียบร้อยแล้ว ก็ให้มาเลือกชนิดของเอกสารที่ต้องการจะบันทึก

เมื่อเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่ม Save (รูปแผ่นดิสก์สีฟ้าด้านบน)

เพียงเท่านี้ก็เสร็จสิ้นขั้นตอนของการบันทึกข้อมูลเอกสารใบอินวอยซ์แล้ว โดยเอกสารที่เราได้บันทึกไว้ โปรแกรมจะทำการสร้างเลขที่ของเอกสารให้โดยอัตโนมัติ อย่างเช่นตัวอย่างในภาพ จะถูกบันทึกในประเภทของเอกสาร ใบส่งของ เลขที่ 0001 ซึ่งเราสามารถนำเลขที่ของเอกสารนี้มาใช้ในการค้นหาและสั่งพิมพ์ใบอินวอยซ์ได้ไวขึ้น

การสั่งพิมพ์ใบอินวอยซ์ และรายงานสรุปยอดขายทั้งหมด

เมื่อเรียกเอกสารใบอินวอยซ์ที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้ขึ้นมาแล้ว ก็สามารถสั่งพิมพ์ได้ง่ายด้วยการกดปุ่มรูป ปริ้นเตอร์ ที่แถบเมนูด้านบน เพียงเท่านี้โปรแกรมก็เริ่มสั่งการพิมพ์ทันที

รูปภาพตัวอย่างการพิมพ์ ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี

รูปภาพตัวอย่างการพิมพ์ ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี

สามารถกำหนดช่วงขอบเขตเวลาในการ รายงานสรุปยอดขายและภาษีทั้งหมด ได้อย่างละเอียด และชัดเจน ทั้งวันที่ เวลา ตามประเภทของเอกสาร

รูปภาพตัวอย่างการพิมพ์ รายงานสรุปยอดขายทั้งหมด

สรุปการใช้งาน

ข้อดี

• สามารถใช้งานได้ง่าย ด้วยฟังก์ชั่นเมนูที่เป็นรูปแบบภาษาไทย
• มีระบบแจ้งเตือนและแนะนำขั้นตอนในการใช้งานเมื่อบันทึกข้อมูลผิดพลาดหรือตกหล่น
• มีระบบค้นหารายการขายต่างๆ จากข้อมูลของสินค้า และลูกค้าได้อย่างสะดวกรวดเร็ว
• มีระบบบันทึกข้อมูลการใช้งานของพนักงานขายแต่ละคนได้อย่างชัดเจน
• สามารถตั้งค่าขนาดของหน้ากระดาษ และพิมพ์ใบอินวอยซ์ได้หลากหลายชนิด
• สามารถกำหนดช่วงวันที่และเวลา ในการสรุปยอดการขายได้อย่างละเอียด

ข้อเสีย

• ไม่มีฟังก์ชั่นสำหรับใส่ภาพโลโก้ของบริษัทในส่วนหัวของเอกสาร
• ไม่มีคู่มือการใช้งาน