ทำงานเป็นทีมอย่างไร ? เมื่อพนักงานต้องทำงานจากที่บ้าน (Work from Home)

สร้างวัฒนธรรมการทำงานเป็นทีมอย่างไร ?
เมื่อพนักงานต้องทำงานจากที่บ้าน (Work from Home)

เทคโนโลยีในปัจจุบัน ได้ทำลายโซ่ที่พันธนาการระหว่างพนักงานกับโต๊ะที่ทำงานเอาไว้ให้เป็นอิสระ ด้วยพลังแห่งอินเทอร์เน็ต คอมพิวเตอร์ สมาร์ทโฟน และแท็บเล็ต ทำให้เหล่าพนักงานในยุคนี้สามารถทำงานได้จากที่ไหนก็ได้บนโลกนี้ที่อินเทอร์เน็ตเข้าถึง มีข้อดีมากมายของการที่เราไม่ต้องเดินทางไปยังที่ทำงาน ไม่ต้องเผชิญปัญหารถติด, เสียเวลาแต่งตัว และมีเวลาอยู่กับครอบครัวมากขึ้น มีผลการศึกษามากมายบ่งชี้ว่า ผู้ที่ทำงานจากที่บ้านมักจะมีผลงานดีกว่าเวลาที่พวกเขาอยู่ในที่ทำงาน ซึ่งช่วงนี้มีก็มีบริษัทหลายแห่งตัดสินใจให้พนักงานทำงานจากระยะไกล (Remote worker) กันเยอะขึ้น (ผลจากวิกฤต COVID-19)

อย่างไรก็ตาม การปล่อยให้พนักงานทำงานที่บ้านก็มีข้อเสียอยู่บ้างเช่นกัน ประเด็นที่น่าจะสร้างความกังวลให้กับบรรดาหัวหน้าก็คือ การสร้างวัฒนธรรมการทำงานเป็นทีม แม้จะมีการสื่อสารผ่านวิดีโอคอล และโปรแกรมแชท แต่มันก็มีช่องว่างที่ไม่อาจทดแทนการใช้ชีวิตร่วมกันในที่ทำงานได้ง่ายๆ

ลองมาดูแนวทางปฏิบัติที่จะช่วยให้บริษัทยังสามารถสร้างวัฒนธรรมการทำงานเป็นทีมขึ้นมาได้ภายใต้การทำงานจากระยะไกลกันสักหน่อยดีกว่า ว่าจะมีวิธีการไหนบ้างที่ทำให้ทีมยังดำเนินไปได้ด้วยดี แม้ว่าจะไม่ค่อยได้พบปะกันในชีวิตจริง

การสื่อสาร หัวใจหลักของวัฒนธรรมการทำงานเป็นทีม

Brie Reynolds ผู้เชี่ยวชาญงานด้านบุคคล (Career specialist) แห่ง Remote.co ได้กล่าวเอาไว้ว่า "มันต้องมีแผนการสื่อสารที่ชัดเจน"

ผู้ที่ทำงานจากระยะไกลมักจะรักการทำงานอย่างอิสระ ดังนั้นเราต้องหาคำตอบที่เหมาะสมให้ได้ว่า ควรคุยกับพวกเขาเมื่อไหร่? อาจจะเป็นการโทรสอบถามความคืบหน้าของานทุกอาทิตย์ หรือส่งเป็นอีเมลธรรมดาๆ ไปก็ได้

ยิ่งมีจำนวนพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลมากแค่ไหนก็ตาม บริษัทจะต้องทำการบ้านในการวางแผนงานให้ชัดเจนมากยิ่งขึ้น งานไปถึงขั้นตอนไหนแล้ว, ผลลัพธ์ของแต่ละคนเป็นอย่างไรบ้าง, มีบันทึกการประชุมที่ละเอียด เพื่อให้ทุกคนที่อยู่ในทีม ไม่ว่าพวกเขาจะทำงานอยู่ในที่ทำงาน หรือว่าจากที่บ้านก็ตาม รับรู้ว่างานของพวกเขาได้ดำเนินไปในจังหวะเดียวกันกับทุกคนอยู่นะ

ขั้นตอนนี้ไม่ใช่เรื่องยาก เพราะมีเครื่องมือมากมายที่สามารถช่วยให้งานนี้เป็นเรื่องง่าย อย่างเช่น Slack/ Asana/ Trello ฯลฯ หรืออาจจะใช้แค่การแบ่งปันไฟล์ Google Doc ให้ทุกคนบันทึกรายงานความคืบหน้าของงานในส่วนที่ตนเองรับผิดชอบก็ได้ ตรงจุดนี้ ทีมควรคุยเพื่อตกลงกันให้ชัดเจนว่า จะรายงานกันบ่อยแค่ไหน และมีประเด็นอะไรที่ควรบันทึกไว้บ้าง เพราะความรับผิดชอบของแต่ละคนในทีมไม่เหมือนกัน ลักษณะงานที่ทำก็อาจจะคนละแบบกันเลย จึงต้องคุยกันให้ลงตัวเรียบร้อยเสียก่อน

อีกสิ่งที่สำคัญ คือ ทีมควรจะมีช่องทางการติดต่อสื่อสารหลากหลายรูปแบบให้ใช้ อีเมล โทรศัพท์ แอป LINE แอป Skype หรือบริการ Hangouts จาก Google ฯลฯ เพื่อให้ทุกคนสามารถเลือกใช้ช่องทางที่สะดวกที่สุดได้

ลองพิจารณาดูว่าเครื่องมือตัวไหนที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณมากที่สุด โดยเราได้ลิสต์สิ่งจำเป็นสำหรับการทำงานจากระยะไกลไว้ให้แล้ว สำหรับใช้เป็นแนวทางในการพิจารณา

• เครื่องมือสื่อสาร อย่างเช่น อีเมล, แอปฯ แชท, โทรศัพท์ และวิดีโอคอลแบบกลุ่ม
• Project management บน Cloud อย่างเช่น JIRA, Trello, Google Docs ฯลฯ
• เครื่องมือจัดการงานเอกสาร อย่างเช่น Confluence, Basecamp ฯลฯ
• เครื่องมือติดตามความคืบหน้า Time-tracking หรือ Productivity อย่างเช่น Toggl, TimeCamp, Freckle ฯลฯ
• ตัวรายงานผล และ Dashboard อย่างเช่น Tableau, Sisense, Looker, Yellowfin ฯลฯ

อีกปัญหาหนึ่งของการทำงานจากระยะไกล คือ มันต้องการความโปร่งใสในระดับที่สูงจนอาจจะทำให้คนที่อยู่ในทีมเกิดความไม่สบายใจได้ การที่ต้องถูกถามว่างานเสร็จถึงขั้นตอนไหนแล้ว ทำยอดขายได้เท่าไหร่ เป็นคำถามที่บางคนรู้สึกไม่ดีเวลาถูกถามเพราะคิดว่าบริษัทไม่ไว้วางใจ จุดนี้ ทางผู้จัดการ หรือฝ่ายบุคคลจะต้องสร้างความเข้าใจให้คนในทีมได้เข้าใจว่า ทำไมบริษัทถึงจำเป็นต้องทำแบบนั้น

หลายบริษัทพลาดตรงคิดว่าแค่ให้พวกกลุ่มพนักงาน "รู้แค่ความต้องการพื้นฐาน" ก็เพียงพอแล้ว แต่ในการสร้างทีมให้แข็งแกร่ง ทั้งทีมควรจะรู้เป้าหมาย, วัตถุประสงค์ และแผนการของบริษัทด้วย เพื่อให้พวกเขาเกิดความรู้สึกว่าเป็นส่วนหนึ่งในทีม ไม่ใช่แค่ไม้ประดับที่ใครก็มาแทนที่ได้

การประชุม ที่สร้างประโยชน์ให้แก่การทำงานจากที่บ้าน

คำถามแรกที่มักจะเกิดขึ้น เมื่อทีมมีการประชุมทางไกล คือ "นี่เราจำเป็นต้องประชุมกันจริงๆ เรอะ?" ในการลงมติในที่ประชุมมีทางเลือกอื่นตั้งเยอะแยะนี่ ทำโพลสำรวจใน Slack หรือส่งอีเมลแจ้งเจตจำนงเอาก็ได้นี่นา อันที่จริง มันก็ใช่แหละ ในการทำงานระยะไกลเรามีช่องทางสื่อสาร และเครื่องมือให้ใช้เพียบ จนการประชุมไม่จำเป็นต้องมีบ่อยเท่ากับคนที่ทำงานอยู่ในที่ทำงานเป็นประจำ

อย่างไรก็ตาม นั่นไม่ใช่เหตุผลที่ทีมจะหลีกเลี่ยงการประชุมได้ เพียงแต่การประชุมจะต้องมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิผล วิธีการ คือ

• มีกำหนดการล่วงหน้า และเป้าหมายในการประชุมที่ชัดจน และทีมทุกคนต้องรู้ล่วงหน้าเพื่อจะได้เตรียมข้อมูลให้พร้อมกับการนำเสนอ
• ยกเลิกการประชุมปกติไปเลยก็ได้ หากไม่มีวาระที่สำคัญ
• ใช้การประชุมเพื่อการทำงานร่วมกัน ไม่ใช่แค่การแจ้งข้อมูล
• ควรแสดงความคาดหวังว่าทีมทุกคนจะเข้าร่วมอย่างตั้งใจ ไม่ใช่แค่เปิดกล้องมาเช็คอิน แล้วทำอย่างอื่นไปด้วย (ประชุมไป ดู Netflix ไปงี้ ไม่ควร)

ในการประชุมที่ผู้เข้าร่วมอยู่กันคนละสถานที่ ควรทดสอบเทคโนโลยีที่ใช้ว่าทำงานได้อย่างราบรื่น ทุกคนเข้าใจวิธีการใช้งานมันเป็นอย่างดี และหากเป็นไปได้ควรให้ทุกคนสามารถมองเห็นหน้ากันได้ทุกคนด้วย แม้ว่าจะมีคนที่ไม่อยู่ในห้องประชุมด้วยก็ตาม เพื่อให้เกิดความรู้สึกของความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน

สิ่งที่สำคัญที่สุด คือ ควรเปิดโอกาสให้ทุกคนสามารถแสดงความคิดเห็นสื่อสารตอบโต้ได้ หากคุณเป็นผู้นำการประชุมควรจะถามความคิดเห็นของทีมด้วย (ไม่ใช่แค่ตอนจบแล้วถามว่า "ใครมีคำถามอะไรไหม?") หากสังเกตพบว่าทุกครั้งทีมที่ประชุมจากระยะไกลเงียบอยู่ตลอดเวลา ควรพิจารณาหาทางตรวจสอบดูว่าปัญหาเกิดจากอะไร เพื่อปรับปรุงการประชุมให้ดียิ่งขึ้นในครั้งถัดไป

Onboarding? สร้างวัฒนธรรมการทำงานจากระยะไกล ตั้งแต่ตอนเริ่มต้น

เมื่อมีพนักงานใหม่ถูกจ้างเพิ่มเข้ามาร่วมในทีม คุณมีการแนะนำตัวพวกเขาอย่างไร? พาตัวพนักงานใหม่มาแนะนำให้ทีม และให้เขายืนพูดแนะนำตัวสั้นๆ? สำหรับพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลแล้ว คุณอาจจะต้องใช้ความคิดมากกว่านั้นในการแนะนำพนักงานใหม่ให้กับทีม เพื่อให้เกิดพนักงานคนใหม่นี้สามารถกลมกลืนไปกับทีมได้อย่างสมบูรณ์แบบมากยิ่งขึ้น

Onboarding ในที่นี้ไม่ได้หมายถึงการขึ้นเรือ หรือโดยสารเครื่องบินนะครับ ในองค์กรจะหมายถึง ขั้นตอนในการทำให้พนักงานที่เพิ่งถูกบรรจุเข้ามาสามารถทำงานร่วมกับทีมได้อย่างกลมกลืน

วิธีการมีให้เลือกใช้มากมายตามแต่ลักษณะนิสัยขององค์กร เราอาจจะใช้การส่งอีเมลแนะนำพนักงานใหม่ให้ทีมได้รู้จัก โดยไม่ใช่แค่ข้อมูลว่าพนักงานใหม่นี้เข้ามาทำอะไร ฝ่ายบุคคลอาจจะใส่ข้อมูลสนุกๆ เกี่ยวกับตัวเขาเข้าไปด้วย เหตุผลว่าทำไมเขาหรือเธอถึงได้ตัดสินใจมาเข้าร่วมทีม อาจจะมีกิจกรรมละลายพฤติกรรม

หากพนักงานใหม่นี้ไม่ได้เข้ามายังออฟฟิศ ก็อาจจะส่งของขวัญไปทางไปรษณีย์ หรือส่งอีเมลต้อนรับจากสมาชิกในทีม เพื่อให้พนักงานใหม่รู้สึกว่าทีมยินดีต้อนรับพนักงานใหม่อย่างใจจริงตั้งแต่เริ่ม

พนักงานใหม่ที่เพิ่งเข้ามา ควรมีโอกาสได้พบกับสมาชิกในทีมคนอื่นๆ ไม่ว่าจะผ่านอินเทอร์เน็ต หรือนัดพบเจอกันจริงๆ แม้ว่าหน้าที่ที่เขารับผิดชอบอาจจะไม่เกี่ยวข้องกับคนอื่นเลย แต่มันจะช่วยสร้างความรู้สึกให้เขารู้สึกว่าตัวเองเป็นส่วนหนึ่งของบริษัทได้มากขึ้น เขาจะได้เข้าใจด้วยว่าบริษัทมีโครงสร้างการทำงานอย่างไร ตั้งแต่วิศวกรไล่ไปจนถึงฝ่ายบุคคล

ควรทำเอกสารรวบรวมข้อมูลที่พวกเขาควรรู้เอาไว้ด้วย มันไม่ได้มีประโยชน์ต่อพนักงานใหม่เท่านั้น ทุกคนในองค์กรสามารถได้ประโยชน์จากมันอย่างแน่นอน

การสร้างทีมงาน (Team Building) เพิ่มสัมพันธไมตรี

Becca Van Nederynen หัวหน้าภาคปฏิบัติการฝ่ายบุคคลแห่ง Help Scout กล่าวว่า

ฉันคิดว่าสำหรับทีมที่ทำงานระยะไกลแล้ว มันมีความเสี่ยงที่พวกเขาจะขาดการเชื่อมต่อ หรือลาออกจากทีมได้ง่าย หากว่าบางคนไม่ได้รับการเอาใจใส่ที่มากพอ

อ้างอิงจาก Igloo ผู้ทำระบบ Digital Workplace ได้ระบุว่า กว่า 70% ของพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลรู้สึกว่าพวกเขาถูกทอดทิ้ง ไม่ว่าจะจากการที่พวกเขาไม่ค่อยได้พูดคุยสัพเพเหระกับคนอื่นๆ, ไม่ได้พบปะสังสรรค์กับคนที่อยู่ในออฟฟิศ สิ่งเหล่านี้ทำให้พวกเขารู้สึกโดดเดี่ยว 

มันเป็นหน้าที่ของบริษัทที่จะต้องพยายามทำให้พวกเขารู้สึกว่าเป็นส่วนหนึ่งที่สำคัญของบริษัทเหมือนกันนะ แม้ว่าพวกเขาจะไม่ได้เดินทางไปที่ออฟฟิศเป็นประจำทุกวันก็ตาม

ลองพิจารณาสร้างกิจกรรมที่จะช่วยให้พนักงานในบริษัทได้รู้จักกันมากขึ้น อย่างเช่น ทำชั่วโมงเฮฮาผ่านเน็ต, จัดกิจกรรมสนุกผ่านช่องทางออนไลน์ให้คนในทีมเข้ามาร่วมสนุกกันได้ หรือสุ่มพนักงานในบริษัทที่ไม่รู้จักกันมาก่อน ได้มีโอกาสสนทนากันดูบ้างสัปดาห์ละครั้ง เป็นต้น

สุดท้าย บริษัทควรจะยอมลงทุนจัดกิจกรรมใหญ่บ้างปีละครั้ง สองครั้ง อย่างการจัดกีฬาสี, พาพนักงานทุกคนไปทำกิจกรรมเพื่อสังคม, เลี้ยงข้าว หรือพาไปเที่ยว ไม่จำกัดแค่เรื่องบันเทิงเท่านั้น กิจกรรมที่ท้าทายอย่างการทำ Hackathon หรือ Brainstrorm ก็สามารถหยิบมาใช้ประโยชน์ในการสร้างความผูกพันให้คนในทีมได้เป็นอย่างดี

ความเชื่อใจพวกเขา แล้วทีมจะเชื่อใจบริษัท

ความเชื่อใจเป็นสิ่งสำคัญมากๆ หากคุณจ้างพนักงานที่เก่ง และไว้วางใจได้ พวกเขาก็จะยังทำงานได้ดี และเชื่อใจได้แม้ว่าคุณจะไม่นั่งอยู่ใกล้ๆ เวลาพวกเขาทำงานอยู่ก็ตาม มันเป็นกุญแจสำคัญที่จะทำให้ผลงานออกมาดี

เมื่ออิสระในการทำงาน รวมเข้ากับความเชื่อใจ มันจะทำให้พนักงานนี้ไม่เกิดอาการที่เรียกว่า "อนุบาลซินโดรม" (Kindergarten Syndrome) ที่ผู้จัดการจะต้องคอยมาควบคุม จ้ำจี้จ้ำไช สอดส่องตลอดเวลา ไม่อย่างนั้นพวกเขาก็จะไม่ยอมทำงาน

หากคุณไม่กล้าให้พนักงานทำงานที่บ้านเพราะกลัวว่าพวกเขาจะขี้เกียจล่ะก็ คุณก็เป็นแค่พี่เลี้ยงเด็กเท่านั้นแหละ ไม่ใช่ผู้จัดการหรอก

เหนือสิ่งอื่นใด Buffer บริษัทที่ให้บริการระบบโซเชียล เน็ตเวิร์ก และงานออนไลน์ ได้ทำการสำรวจแล้วพบว่า กว่า 99% ของคนทำงาน ในช่วงบั้นปลายของชีวิตการทำงาน พวกเขามีความต้องการที่จะทำงานจากที่บ้านบ้าง แม้จะไม่ใช่ทุกวัน หมายความว่าบริษัทที่ต้องการจะรักษาพนักงานเก่งๆ ที่อยู่มาอย่างยาวนานเอาไว้ ควรจะเตรียมแผนการทำงานจากระยะไกลเอาไว้ใช้ภายในบริษัทด้วย แถมมันยังเป็นแรงจูงใจให้คนอยากมาร่วมงานในบริษัทของคุณได้อีกด้วย