Deadline อาจไม่ได้โหดร้ายอย่างที่หลายๆ คนคิด

เมื่อพูดถึงคำว่า “เดดไลน์” คนส่วนใหญ่คงพากันส่ายหัวเพราะมันมักจะมาพร้อมกับความเครียดและความกดดันจนทำให้ใครหลายคนรู้สึก “ไม่ชอบ” และอยากที่จะหลีกเลี่ยงมันให้มากที่สุด แต่ความจริงแล้วการมีเดดไลน์นั้นช่วยให้เราสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและช่วยเพิ่มแรงจูงใจในการทำงานให้กับเราได้

ซึ่ง “เดดไลน์” (Deadline) ที่เราพูดถึงกันนี้แปลได้ว่าเส้นตายที่มีการกำหนดไว้สำหรับสิ่งใดสิ่งหนึ่ง (ส่วนมากแล้วจะใช้กับการกำหนดส่งงาน) โดยจะสามารถแบ่งออกได้เป็น Hard Deadline เป็นเดดไลน์ที่มีการกำหนดระยะเวลาแน่นอน ไม่มีการยืดหยุ่น และ Soft Deadline ที่มีการกำหนดระยะเวลาคร่าวๆ และสามารถยืดหยุ่นเวลาได้

ภาพจาก : https://www.freepik.com/premium-vector/cartoon-deadline-clock-character-business-people_3238710.htm

โดยทั่วไปแล้วเราอาจจะคิดว่า Soft Deadline เป็นสิ่งที่ดีกว่าเพราะไม่ได้มีกำหนดเวลาที่ตายตัวและสามารถยืดหยุ่นได้ แต่ถ้าหากลองเทียบกันระหว่างการบอกว่ามีกำหนดส่งงานวันศุกร์เวลา 8 โมงเช้า กับกำหนดส่งงานเดือนหน้า แนวโน้มของการทำงานเสร็จตามกำหนดของ Hard Deadline ที่เวลา 8 โมงเช้าวันศุกร์ จะมีเปอร์เซนต์ความสำเร็จของงานสูงกว่าเดดไลน์ที่ตั้งไว้อย่างคร่าวๆ ในเดือนหน้าที่เป็น Soft Deadline ทั้งๆ ที่มีเวลาในการทำมากกว่า

สำหรับประเด็นนี้ทางสถาบันวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี Massachusetts ก็ได้ทำการศึกษาวิจัยและอธิบายไว้ว่า เดดไลน์เป็นสิ่งที่จะช่วยกระตุ้นความสามารถในการควบคุมตนเองของเราได้ เพราะมันจะไปยับยั้งความรู้สึกขี้เกียจ รวมทั้งกดดันและบีบบังคับให้เราต้องทำงานภายใต้เงื่อนไขของเวลาที่ระบุชัดเจนเพื่อให้งานออกมาเสร็จทันเวลากำหนดส่ง แต่หากไม่มีเดดไลน์หรือมีเดดไลน์ที่ไม่ได้ระบุวันเวลาแน่นอนนั้น เรามักจะรู้สึกว่ายังมีเวลาอีกมาก จนทำให้ละเลยการทำงานในขณะนั้นไปเพราะมองว่ามันเป็นเรื่องของ “อนาคต” ที่ไม่จำเป็นจะต้องให้ความสนใจในขณะนี้นั่นเอง

ภาพจาก : https://www.kuza.one/life-skills/missed-your-deadline-here-is-how-to-deal-with-the-situation/

นอกจากนี้ การที่เราทำงานเสร็จทันเดดไลน์อยู่บ่อยๆ ทำให้สมองของเราเกิดการเรียนรู้และจดจำว่าการกระทำแบบนี้ไม่ได้ทำให้เกิดผลเสียอะไรร้ายแรง (ถึงแม้บางครั้งที่ทำงานเกินเวลาจะโดนหักคะแนนบ้างก็เถอะ) และเคยชินกับการทำงานภายใต้เดดไลน์ที่มีวันเวลาในการกำหนดส่งอย่างแน่นอนไปแล้ว จึงมักจะมีแนวโน้มที่จะทำแบบเดิมซ้ำอีกและทำให้แก้นิสัยนี้ไม่หายสักที

แม้ว่าในหลายๆ ครั้งเราก็มักจะกลับมาย้อนคิดว่าทำไมเราถึงไม่ทยอยทำงานตั้งแต่เนิ่นๆ เพื่อที่สุดท้ายแล้วจะไม่ต้องปวดหัวกับการเร่งงานในตอนใกล้วันกำหนดส่ง แต่การพยายามบังคับตัวเองให้ทำงานในช่วงเวลาอื่นก็ไม่รู้สึกว่ามีแรงบันดาลใจในการทำงานเอาเสียเลย (เราเองก็เคยทดลองแบ่งงานที่ต้องทำออกเป็นส่วนๆ และวางแผนว่าจะทยอยทำไปเรื่อยๆ แต่หลังจากนั้นไม่นานก็มีความคิดพุ่งเข้ามาในหัวว่า “ทำวันเดียวเหนื่อยวันเดียว ทำหลายวันเหนื่อยหลายวัน” จนสุดท้ายแล้วก็กองงานไว้อย่างนั้นและมาเร่งทำเอาในวันสุดท้ายอยู่ดี แน่นอนว่าเรารู้ว่ามันเป็นชุดความคิดที่ไม่ดี แต่มนุษย์เดดไลน์อย่างเราก็ห้ามความคิดตัวเองไม่ได้จริงๆ )

และสำหรับมนุษย์เดดไลน์อย่างเราน่าจะต้องการเสื้อแบบนี้ไว้ไล่ตัวเองไปทำงาน...

ภาพจาก : https://store.minimore.com/sal-tshirt/items/deadline-s-white-tshirt

และจากหนังสือที่มีชื่อว่า Winning at Innovation ที่อธิบายเกี่ยวกับเรื่องความคิดสร้างสรรค์และการทำงานได้ระบุไว้ว่า การทำงานภายใต้เดดไลน์ที่กระชั้นชิดนั้นอาจก่อให้เกิดผลกระทบกับงานชิ้นถัดไปที่เรียกว่า Pressure Hangover หรืออาการแฮงค์จากความกดดันที่มากจนเกินไปทำให้ความคิดสร้างสรรค์ในการทำงานลดลง ดังนั้นแล้ว การกำหนดเดดไลน์ที่ดีนั้นก็ควรจะมีระยะเวลาที่เหมาะสมด้วย เพราะถึงแม้ว่าเราจะมีการจัดการเวลาในการทำงานที่ดีแล้วแต่ระยะเวลากำหนดส่งงานไม่สัมพันธ์กับเนื้องานที่ได้รับก็มีส่วนทำให้ทำงานออกมาไม่สำเร็จตามเป้าหมายหรือทำงานออกมาได้อย่างไม่มีประสิทธิภาพ เพราะมันจะทำให้เกิดความเครียดและความกดดันที่สูงเกินความจำเป็นจนเกิดข้อผิดพลาดได้ง่ายนั่นเอง และในส่วนของ Soft Deadline ที่ไม่มีการระบุระยะเวลาการส่งงานที่แน่นอน เราอาจจะจัดการตัวเองโดยการกำหนดเดดไลน์ให้กับงานชิ้นนั้นๆ เพื่อกระตุ้นให้ตนเองมีความกระตือรือร้นในการทำงานมากยิ่งขึ้นได้

อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าเราจะค่อยๆ ทยอยทำงานไปทีละน้อยหรือเป็นมนุษย์เดดไลน์ที่ต้องการความท้าทายในชีวิตโดยการเร่งทำงานช่วงใกล้วันกำหนดส่ง (ตราบใดที่ทำงานออกมาไม่ผิดพลาด) ก็ไม่ได้ผิดอะไรขึ้นอยู่กับความถนัดของแต่ละคน แต่สิ่งที่สำคัญคือการบริหารจัดการเวลา วางแผน และกำหนดระยะเวลาสำหรับการทำงานชิ้นนั้นๆ เอาไว้อย่างเหมาะสมและทำตามแผนที่เราตั้งใจเอาไว้เพื่อป้องกันความผิดพลาดน่าจะดีกว่า