Google Workspace คืออะไร ? และแตกต่างจาก Gmail อย่างไร ?

Google Workspace คืออะไร ? และแตกต่างจาก Gmail อย่างไร ?

ไม่นานมานี้ Google เปิดตัวบริการ "Google Workspace Individual" หรือ Google Workspace สำหรับผู้ใช้ส่วนบุคคล ที่สามารถสมัครได้โดยไม่จำเป็นต้องมีบัญชีองค์กร ทำให้คนทั่วไป สามารถเข้าถึงบริการต่าง ๆ ของ Google Workspace ได้แล้ว ซึ่งแต่เดิมจะถูกแยกไว้สำหรับองค์กร หรือ ผู้ประกอบการธุรกิจเท่านั้น

ความสามารถของ Google Workspace และประโยชน์ของมัน ผมเชื่อว่ายังมีบางคนไม่เข้าใจว่ามันมีดีอย่างไร มันมีบริการอะไรอยู่ในนั้นบ้าง และมันจะแตกต่างจากบริการฟรีของ Google หรือ Gmail ตรงไหน บทความนี้เราจะมาหาคำตอบกันครับ

Google Workspace คืออะไร ? 

Google Workspace เป็น บริการที่รวมซอฟต์แวร์สำหรับทำงานของ Google เอาไว้เข้าด้วยกัน ออกแบบมาเพื่อให้เหมาะสมกับองค์กร ซึ่งจะมีค่าใช้จ่ายสมัครใช้งานในรูปแบบของ การเช่าใช้ (Subscription) แบบรายเดือน

แต่ถ้าหากพูดชื่อเก่าของมัน หลายคนก็จะจำได้ทันที นั่นคือ G Suite นั่นเอง เพราะจริง ๆ แล้วมันคือบริการเดียวกัน (แต่เปลี่ยนชื่อ) เพียงแต่ เมื่อเดือนตุลาคม พ.ศ. 2563 (ค.ศ. 2020) ทาง Google ได้เปลี่ยนชื่อ และออกแบบโลโก้ ยกเครื่องใหม่หมด เพื่อเปลี่ยนภาพลักษณ์ใหม่เท่านั้น 

ในบริการของ Google Workspace ก็จะประกอบด้วยชุดแอปพลิเคชันทำงาน เช่น Gmail, Google Calendar, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Meet, Google Forms, Google Keep และอื่น ๆ อีกมากมาย

ซึ่งถ้าดูกันแบบเผิน ๆ ก็จะไม่แตกต่างกับคนทั่วไปที่ใช้แอปพลิเคชันฟรีของ Google เท่าไหร่นัก หลายคนจึงมักเกิดคำถามว่า

อ้าว ! แล้วจะไปเสียเงินใช้ Google Workspace ทำไม ?

อันนี้ต้องบอกก่อนว่าโดยพื้นฐานแล้วผมเห็นด้วยว่าไม่มีความจำเป็นต้องไปใช้ Google Workspace ถ้าเป็นคนทั่วไป แต่อย่างที่บอก Google Workspace ออกแบบมาสำหรับองค์กร และ คนที่ทำธุรกิจ จึงถูกใส่ความสามารถเพิ่มเติมมาให้แตกต่างกับ เวอร์ชันฟรี นิด ๆ หน่อย  เพื่อให้เข้ากับภาพลักษณ์และเพิ่มประโยชน์ในการใช้งานแบบองค์กรมากขึ้น

Google Workspace แตกต่างกับบริการฟรีของ Google หรือ Gmail อย่างไร ?

เพิ่มเนื้อที่ Google Drive จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์

โดย Google Workspace จะได้เนื้อที่จัดเก็บข้อมูลบนระบบคลาวด์ หรือ Google Drive ทันที ซึ่งรวมถึงอีเมลด้วยนั่นเอง ซึ่งก็จะเพิ่มให้ตามตามรุ่นแพ็กเกจที่องค์กรสมัคร และเพิ่มให้พนักงานทุกคนจำนวนเท่า ๆ กัน 

• Business Starter เพิ่มเป็น 30 GB. / ผู้ใช้งาน (User)
• Business Standard เพิ่มเป็น 2 TB. / ผู้ใช้งาน (User)
• Business Plus เพิ่มเป็น 5 TB. / ผู้ใช้งาน (User)

อัปเกรดความสามารถของ Google Meet 

Google Meet เป็นโปรแกรมประชุมทีม ที่จะเปิดให้ใช้งานฟรีอยู่แล้ว และสามารถเชิญคนเข้าร่วมได้สูงสุด 100 คน เปิดห้องประชุมได้นาน 60 นาที ต่อครั้ง แต่ Google Workspace จะปลดล็อกความสามารถให้ประชุมต่อครั้งได้ไม่จำกัดเวลาเพื่อความสะดวกของการทำงาน และจะได้ฟีเจอร์เพิ่มเติม เช่น 

• Raise your Hand : ส่งสัญญาณยกมือขอพูดในที่ประชุม
• Breakout Rooms : ห้องประชุมกลุ่มย่อย ที่สร้างแยกออกมาพูดคุยได้
• Record : บันทึกการประชุมและเก็บในไดรฟ์ได้
• Q & A : แบบถามตอบในการประชุม
• Polls : ทำโพลแบบสำรวจ

ข้อมูลเพิ่มเติม : Google Meet คืออะไร ? พร้อมวิธีสมัครใช้งาน Google Meet ด้วยตนเอง และประชุมออนไลน์ง่ายๆ

เพิ่มระบบ Admin และ ตัวควบคุมจัดการอุปกรณ์ 

แน่นอนว่าส่วนใหญ่ บริษัทต่าง ๆ ก็จะมีฝ่ายสนับสนุนงานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT Support) เป็นของตัวเอง และการที่องค์กรปรับเปลี่ยนให้พนักงานมาใช้ซอฟต์แวร์ในรูปแบบคลาวด์ เพื่อความสะดวกแล้ว ดังนั้นก็ต้องมี ระบบ Admin เครื่องมือในการบริหารผู้ใช้งาน แต่ละคนด้วย เพื่อให้ฝ่าย ​IT Support สามารถใช้ควบคุมความปลอดภัย และจัดการบัญชีผู้ใช้ทั้งหมดในองค์กรได้อย่างสะดวก เช่น การจัดสรรสิทธิ์เข้าถึงแอป และ วิเคราะห์ข้อมูลต่าง ๆ ในระบบของ Google Workspace

ปรับแต่งระบบ Gmail ให้เหมาะกับองค์กรของตัวเองได้

โดยจุดเด่นของ Google Workspace คือเมื่อสมัครใช้งาน องค์กรจะได้รับที่อยู่อีเมลที่เป็นชื่อโดเมนบริษัท ทำให้ องค์กร และ พนักงานที่ใช้ Gmail ของบริษัทดูดีมีสง่าราศี มีอัตลักษณ์ และ ความเป็นมืออาชีพในการติดต่อลูกค้ามากขึ้น ตัวอย่างเช่น

talil@thaiware.com  (ไม่ใช่เมลจริง)

นอกจากจะสามารถ เพิ่มชื่อโดเมนของบริษัท และ แจกจ่ายให้พนักงานตามข้อจำกัดผู้ใช้ของแต่ละแพ็กเกจแล้ว ก็ยังสามารถเพิ่มอีเมลต่อเติมของผู้ใช้ แบ่งตามแผนกได้ด้วย เช่น

• sale@thaiware.com 
• shop@thaiware.com 
• webmaster@thaiware.com

หากเวลาลูกค้า ติดต่อเข้ามายังอีเมลแผนก ทุกคนที่เกี่ยวข้องก็จะเห็นอีเมลเหมือนกัน ๆ นั่นเอง

 แชร์การทำงานร่วมกันในทีม อย่างไร้รอยต่อ

Google Workspace จะมีการบูรณาการโซลูชั่นต่าง ๆ ของ Google ให้ทำงานร่วมกันได้สะดวกมากขึ้น เช่น Docs / Sheets /Slides ก็จะมี ไดรฟ์แชร์สำหรับทีม ไม่ได้แยกตามบัญชีอย่างเดียว

นอกจากนี้ความเปลี่ยนแปลงที่ชัดเจน คือ การเพิ่มระบบ Google Chat Room ระบบแชทสำหรับทีมเข้ามาบน หน้าจอผู้ใช้งาน (User Interface) ของ Gmail ให้พนักงานแต่ละแผนกสามารถใช้สร้างห้องพูดคุย สร้างไฟล์ทำงาน และ ช่วยกันทำงานได้เลยผ่านช่องแชท ไม่ต้องมานั่งเปิดแท็บ ปิดแท็บ ให้ยุ่งยาก 

ความปลอดภัย และ ความเป็นส่วนตัวที่มากกว่า

แน่นอนว่านอกจากเพิ่มประสิทธิภาพของการทำงาน ความปลอดภัย ก็ต้องสูงขึ้นด้วย อย่างในระบบ Admin ก็จะมี Audit Log ที่ใช้สำหรับตรวจสอบความเคลื่อนไหวของ Gmail ของพนักงาน (หรือผู้ใช้งาน) ในแต่ละคน เช่น เวลาพนักงานส่งอีเมลหาลูกค้า หรือ เปลี่ยนพาสเวิร์ดก็จะแจ้งเตือน เป็นต้น 

นอกจากนี้ตัว Google Workspace ก็ยังผ่านการรับรองมาตรฐานด้านความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว สำหรับ Cloud Platform มากมาย เช่น มาตรฐาน ISO/IEC 27017, FedRAMP มาตรฐานของสหรัฐอเมริกา และอีกมากมาย

Google Workspace มีกี่ประเภท ? 

หลัก ๆ Google Workpace จะมีบริการอยู่หลายรูปแบบ ซึ่งปัจจุบันเราสามารถแบ่งได้อยู่ 3 หมวดหลัก ๆ คือ

• Google Workspace for Business : สำหรับธุรกิจ
• Google Workspace for Education : สำหรับองค์กรการกุศล และ สถานศึกษา
• Google Workspace Individual : สำหรับคนทั่วไป (ที่กำลังออกตามหลังมา)

Google Workspace for Business

Google Workspace for Business หรือสำหรับธุรกิจ อย่างแรกคือต้องสมัครบัญชีแบบองค์กร โดยค่าใช้จ่ายจะขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กร และ แพ็กเกจ เช่นเราต้องการให้พนักงานใช้ 30 คน สมัครเป็นแพ็กเกจ Business Starter ที่มีค่าบริการ 6 ดอลลาร์สหรัฐ (185 บาท) / 1 บัญชี / 1 เดือน ก็ต้องเอา 185 x 30 คน = ค่าบริการรายเดือน เป็นต้น

ส่วนแพ็กเกจในปัจจุบันของ Google Workspace for Business หรือ สำหรับธุรกิจ สามารถแบ่งออกเป็น 4 รูปแบบแต่ละรูปแบบมีราคาและฟีเจอร์ที่เพิ่มเติมต่างกันไปตามความเหมาะสม ซึ่งแบ่งเป็น

• Google Workspace - Business Starter : เหมาะกับองค์กรขนาดเล็กที่มีพนักงานไม่เกิน 50 คน 
• Google Workspace - Business Standard : เหมาะกับองค์กรขนาดขนาดมีพนักงาน 50 - 200 คน
• Google Workspace - Business Plus : เหมาะกับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีพนักงาน 200 คนขึ้นไป
• Google Workspace - Enterprise : เหมาะกับองค์กรขนาดใหญ่ (กว่า) ไม่จำกัดพนักงาน หรือ ผู้ใช้

ตารางเปรียบเทียบราคา และ ความสามารถต่าง ๆ ของ Google Workspace for Business จาก Google

Google Workspace for Education

Google Workspace for Education เป็นโซลูชั่นสำหรับสถานศึกษา รวมถึง องค์กรการกุศล มีฟีเจอร์พื้นฐานไม่ต่างกับ Google Workspace สำหรับธุรกิจ แต่เพิ่มเติมในส่วนของความสามารถที่เหมาะกับการศึกษามากขึ้น เช่น Google Classroom ที่ใช้รวบรวมเอกสารการสอน และ เนื้อหาสำหรับการเรียน เก็บไว้บน Cloud ช่วยให้ครูได้จัดระเบียบการสอน และเปิดให้นักเรียนเข้ามาอ่านแบบออนไลน์ได้นั่นเอง

โดยแพ็กเกจของ Google Workspace for Education ก็มี 4 รูปแบบด้วยกัน เพิ่มเติมไปตามขนาดของสถานศึกษา

ตารางเปรียบเทียบความสามารถต่าง ๆ ของ Google Workspace for Education จาก Google

Google Workspace - Individual 

สำหรับ Google Workspace Individual เบื้องต้นไม่มีข้อมูลอัปเดตที่แน่ชัด เพราะยังไม่เปิดบริการในไทย อาจจะมีฟีเจอร์พื้นฐานเหมือนกับ Business ในแพ็กเริ่มต้น (Starter) ล่าสุดเปิดเผยราคาออกมาคือ 9.99 ดอลลาร์สหรัฐ / ต่อคน

ความพิเศษของบริการนี้คือผู้ใช้ทั่วไปสามารถสมัครได้หมด และไม่จำเป็นต้องสมัครแบบบัญชีองค์กร มีแค่ Google Account ก็สมัครได้เลย ซึ่ง Google บอกว่าบริการนี้จะเหมาะกับผู้ใช้ที่ประกอบธุรกิจรายย่อยขนาดเล็กที่ไม่ได้เป็นองค์กร เป็นการเปิดโอกาสให้เจ้าของธุรกิจส่วนตัวเหล่านั้น มีสิทธิ์ได้เข้าถึงบริการของ Google Workspace ได้นั่นเอง

สรุปความเห็นเกี่ยวกับ Google Workspace จาก Thaiware

Google Workspace เป็นบริการที่หากใช้ประสิทธิภาพครบก็ถือว่าคุ้มค่า ยิ่งถ้าเป็นองค์กรใหญ่ ๆ ใช้งานกันหลายคนด้วยแล้วยิ่งตอบโจทย์ โดยเฉพาะ ความจุของ Cloud ที่ให้เพิ่มมา รวมถึงการจัดการระบบต่าง ๆ เข้ามาช่วยในการทำงาน อย่างเช่น Gmail และ ระบบ Admin นอกจากนี้ยังช่วยลดต้นทุนของการวางระบบสารสนเทศ (ระบบ IT) ของบริษัท เพราะไปใช้ทุกอย่างบน Cloud ได้นั่นเอง

สำหรับคนทั่วไป เพราะโปรแกรมส่วนใหญ่ อย่าง Docs ก็มีให้ใช้งานฟรีอยู่แล้ว ความจำเป็นเลยน่าจะถูกลดทอนไป และการที่มี Google Workspace Individual เข้ามา ความเป็นไปได้ที่คนจะยอมเสียเงินน่าจะน้อย ถ้าเป็นคุณจะยอมจ่ายหรือเปล่า ก็ขึ้นอยู่กับการตัดสินใจ